Dirigir una empresa de contabilidad es un gran reto, incluso en los mejores momentos. Como ocurre con cualquier otra pequeña empresa, tu tiempo y tu energía están sometidos a exigencias aparentemente infinitas, y parece que nunca hay suficientes horas al día para hacerlo todo.
Desde la prospección de nuevos clientes hasta el flujo de caja y el seguimiento del tiempo, no faltan cosas que controlar. Por eso es tan importante encontrar herramientas que te ayuden a eliminar tareas de poco valor. Concretamente, ayudándote a automatizar o agilizar los flujos de trabajo.
Hoy en día, hay toda una serie de aplicaciones diseñadas precisamente para eso. ¿Quieres estar accesible para los clientes y mantenerte en contacto con tu equipo mientras estás fuera durante el día? Hay una aplicación para ello.
¿Necesitas una sofisticada configuración de desvío de llamadas para no perder nunca una llamada de un cliente? También hay una aplicación para eso.
Algunas personas siguen teniendo una imagen anticuada de la contabilidad como simple teneduría de libros. Puede que fuera así en otros tiempos, pero hoy en día -como te dirá cualquier cliente que haya trabajado con una empresa de contabilidad tecnológica- los contables son mucho más que simples tenedores de libros.
Desde el software de contabilidad hasta las soluciones de contabilidad en la nube, pasando por el software de gestión, la introducción de datos e incluso las herramientas de gestión de proyectos, nunca ha sido tan fácil para los contables comunicarse con sus clientes mientras se desplazan.
Pero primero, tienes que elegir las aplicaciones adecuadas para la forma en que tú y tus clientes preferís trabajar. En esta guía, te ofrecemos más información sobre estas aplicaciones y lo que pueden hacer por tu empresa de contabilidad… y por tus clientes:
Si llevas un tiempo en el mundo de la contabilidad, es posible que ya tengas algunas aplicaciones favoritas. Y si tu gestoría está creciendo, necesitarás un proveedor de servicios que no sólo pueda seguirte el ritmo, sino también llevar tu negocio de contabilidad al siguiente nivel.
En resumen: Si eliges las herramientas adecuadas, podrías tener una gran ventaja competitiva sobre tus rivales menos ágiles y flexibles (y suponemos que hay muchos de esos en el mundo de la contabilidad). Aquí echaremos un vistazo a varias de las mejores aplicaciones que te ayudarán a construir mejores relaciones con los clientes a largo plazo, y a impulsar tu cuenta de resultados.
Aplicaciones para tu empresa
1. RingCentral: una plataforma de comunicación todo en uno para mantener el contacto con clientes y clientes potenciales
Seamos realistas. Las expectativas de los clientes cambian constantemente, y las empresas de contabilidad que no siguen este ritmo corren el riesgo de quedarse rezagadas respecto a sus competidores más adaptables. RingCentral te ofrece una ventanilla única para comunicaciones empresariales seguras, reuniendo videoconferencias, mensajería, llamadas telefónicas en la nube y mucho más, todo en una aplicación fácil de usar.
Pero lo que la convierte en una herramienta realmente práctica para los contables es que funciona en todo tipo de dispositivos (iOS, Android, Mac y PC) y tiene funciones muy bien pensadas como:
Buzón de voz – No se trata del típico buzón de voz telefónico. Con RingCentral, puedes tener un buzón de voz visual (para cuando te resulte más cómodo leer tus mensajes de voz en lugar de escucharlos) e incluso hacer que tus mensajes de voz se envíen automáticamente a tu bandeja de entrada.
Desvío de llamadas – Dirige las llamadas entrantes a cualquiera (¡o a todos!) de tus dispositivos, a cualquier departamento y a cualquier lugar, haciéndolas sonar secuencial o simultáneamente. Nunca volverás a perder una llamada.
Contestador automático – ¿No tienes recepcionista? No hay problema. La operadora automática actúa como un servicio de recepcionista virtual, saludando a tus clientes y dirigiéndolos directamente a otras personas de tu equipo.
Y más…
💡 Consejo profesional:
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El trabajo a distancia es cada vez más habitual, y muchas funciones de oficina se realizan ahora desde lugares fuera de la oficina. Esto significa, por supuesto, que garantizar una comunicación fiable es aún más importante. RingCentral ayuda a los contables a seguir ofreciendo un excelente nivel de servicio a sus clientes con videollamadas personales desde cualquier lugar. Es una forma estupenda de dar un toque personal y tranquilizador.
Herramientas como RingCentral están diseñadas no sólo para integrarse con las aplicaciones habituales que suelen utilizar los contables, sino también para crear una mejor experiencia para el cliente, asegurándote de que sigues estando accesible para ellos cuando tengan preguntas urgentes sobre qué recibos necesitan para su declaración de la renta y qué pueden o no pueden reclamar y… ya sabes de qué estamos hablando.
RingCentral tiene otras funciones útiles, como la pantalla compartida: quizá estés en una llamada con un cliente y necesites mostrarle algo en tu pantalla:
O tal vez quieras compartir algunos archivos con tu cliente…
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💰 También puedes utilizar esta calculadorapara ver aproximadamente cuánto podría ahorrar tu empresa utilizando RingCentral para apoyar la comunicación de tu equipo entre sí y con los clientes.
2. Aplicación Xero: completa y fácil de usar
Xero es una de las soluciones de contabilidad más populares. Dada la variedad de funciones que ofrece, no es difícil entender por qué. La aplicación Xero ofrece una solución integral para toda una serie de funciones contables, como facturas, reclamaciones, recibos e informes de ingresos. Además, gracias a su mercado de complementos, es fácil añadir más funciones en tiempo real cuando tú (y tus clientes) lo necesitéis.
También tiene otras ventajas. Entre ellas, la interfaz de Xero es fácil de usar, incluso para los relativamente novatos. También puedes añadir un número ilimitado de usuarios. Esto diferencia a Xero de otras aplicaciones que te obligan a pagar para poder añadir más usuarios por encima de un determinado límite.
Como herramienta de contabilidad en la nube, lo reúne todo en una base de datos compartida, lo que facilita las cosas para los contables y sus clientes. Su flexibilidad y sus complementos, por su parte, la hacen especialmente conveniente para las empresas de nueva creación y los propietarios de pequeñas empresas.
3. Boomr: sencillo control del tiempo para empresas de auditoría y clientes
El control del tiempo, como ya hemos señalado, puede ser un gran reto tanto para los contables como para los clientes. Boomr elimina gran parte de este problema integrando el software de contabilidad que elijas con la gestión de los partes de horas.
Los contables también pueden unirse al Programa de Asesores de Confianza de Boomr. Esto no sólo proporciona a tu empresa de contabilidad una cuenta Boomr gratuita de por vida, sino que también ofrece otras ventajas, como precios al por mayor para los clientes.
Y lo que es más, Boomr puede ofrecer ahorros potencialmente sustanciales a tus clientes, algo que sin duda te agradecerán. Esto se debe a que ayuda a eliminar los gastos administrativos innecesarios y el relleno de las hojas de horas, eliminando eficazmente muchos gastos inútiles y ofreciendo a los clientes una visión más real del seguimiento del tiempo. Todo ello facilita la facturación y la hace más precisa.
4. Hubdoc: acceso seguro a las cuentas bancarias de los clientes
Si llevas la contabilidad de un gran número de clientes, Hubdoc es una solución práctica tanto para ti como para ellos. Es una aplicación que te permite acceder de forma segura a las cuentas bancarias de los clientes, ahorrándoles la molestia de tener que enviarte sus extractos o concederte acceso de sólo lectura.
Ahora, lo único que tienen que hacer es conectarse a su cuenta bancaria online y establecer una conexión HubDoc para que puedas consultarla tú mismo, de forma totalmente segura.
La aplicación descarga los extractos bancarios automáticamente y también puede extraer archivos CSV de PayPal en tu nombre. Eso supone un trabajo menos del que preocuparte, dejándote más tiempo para hacer otras cosas. Además, HubDoc se ocupa de facturas, recibos de tarjetas de crédito y recibos, y puedes sincronizar estos documentos con otras aplicaciones, como Xero e Intuit QuickBooks.
5. Becker’s CPA Exam Review: perfecto para estudiar CPA
Prepararse para el examen de contable público certificado (CPA) es una empresa seria. Superar este obstáculo es un requisito previo para convertirse en contable público certificado en EE.UU. y establecer una práctica contable. Consta de cuatro secciones, cada una de cuatro horas de duración. Se trata de auditoría y atestación, contabilidad e información financiera, entorno y conceptos empresariales, y regulación. Está claro, pues, que aprobar este examen requiere mucho trabajo y estudio.
Afortunadamente, existe una aplicación para ello. Becker’s CPA Exam Review es una opción perfecta para estudiar CPA. Ofrece hasta 275 horas de clases de audio y vídeo, pruebas prácticas ilimitadas, tres exámenes simulados para cada sección del examen de CPA, más de 400 simulaciones basadas en tareas y más de 7.000 preguntas de opción múltiple. También incluye un planificador de estudios interactivo para ayudar a los aspirantes a contables públicos a llevar un seguimiento de sus estudios.
Las 3 mejores aplicaciones para tus clientes
1. RingCentral: aplicación de escritorio y móvil para que los clientes te localicen en todo momento
Sí, otra vez RingCentral, ¡y no lo decimos sólo porque sea nuestra solución! Ya hemos hablado de la aplicación de contabilidad que tu empresa puede poner RingCentral. En el fondo, sin embargo, nuestro software y nuestras aplicaciones tienen que ver con la comunicación, y eso incluye también la experiencia del cliente.
Por ejemplo, tú y tus clientes podéis hablar entre vosotros en la aplicación tanto a través de ordenadores como de dispositivos móviles. ¿Necesitas alejarte de tu escritorio? Sólo tienes que pulsar el botón Cambiar para pasar la reunión a tu teléfono sin interrumpir la conversación:
Con la impresionante funcionalidad de RingCentral, tus clientes pueden ponerse en contacto contigo siempre que lo necesiten y estén donde estén.
Y no sólo eso, incluso puedes cambiar tu llamada con un cliente de una llamada telefónica a una videollamada, por si quieres mantener una conversación cara a cara:
Tanto si utilizan un ordenador de Microsoft como un dispositivo móvil Android o iOS, estás a sólo un par de clics o toques de distancia.
Eso significa que pueden hablar contigo o enviarte un mensaje rápido para resolver cualquier duda, con las mínimas molestias.
2. LastPass: permite a las empresas de CPA compartir contraseñas con los clientes
Compartir contraseñas con los clientes puede ser complicado para ti y un poco desconcertante para ellos. A menudo los clientes dudan (y es comprensible) antes de entregar sus contraseñas por miedo a que se vulnere su seguridad. Una aplicación que simplifica las cosas a las empresas de contabilidad y a los clientes al mismo tiempo es LastPass. Permite compartir contraseñas de forma sencilla con los clientes y es perfecta para gestionar las contraseñas de todos los miembros de tu equipo.
LastPass ofrece un Plan Administrador, que viene equipado con una serie de controles detallados para que puedas gestionar las contraseñas y los inicios de sesión de todos los miembros de tu equipo. Como ya comprenderás, puede ser una gran vulnerabilidad para la seguridad que los empleados anoten las contraseñas en notas Post-It o las almacenen sin ton ni son en su ordenador. Con LastPass, puedes crear una contraseña maestra y dejar que la aplicación haga el resto.
3. HubSpot CRM: una práctica herramienta de CRM
Al principio, la gestión de recursos de clientes (CRM) puede parecer bastante prohibitiva para muchas pequeñas empresas. La perspectiva de llegar a entenderlo parece intimidar a muchas de ellas. Tanto es así que a menudo ni se molestan en hacerlo. Con HubSpot CRM, sin embargo, es muy sencillo y, lo mejor de todo, no tiene el precio prohibitivo de muchas soluciones CRM: su uso es totalmente gratuito.
Y lo que es mejor, HubSpot ofrece integración con RingCentral. Puedes realizar y sincronizar llamadas de RingCentral a través de HubSpot. Es sencillo: una vez que conectes RingCentral con HubSpot, todo lo que tienes que hacer es seleccionar el primero como tu proveedor de llamadas. Esto te permite escuchar el buzón de voz, enviar y recibir mensajes SMS, acceder a tu directorio de empresa de RingCentral para llamar a compañeros y programar directamente reuniones de RingCentral.
Tecnología contable que puede transformar la pequeña empresa
Hay mucho que considerar cuando miramos al futuro de las pequeñas empresas. El auge del trabajo a distancia, en particular, está provocando grandes cambios tanto en las pequeñas como en las medianas y grandes empresas. Junto con la tendencia preexistente hacia la automatización, esto supone nada menos que una revolución en las prácticas empresariales.
Sin duda, dirigir una pequeña empresa es duro. Hay que hacer malabarismos con todo tipo de cosas: desde la atención al cliente hasta la formación del personal y, por supuesto, el presupuesto y la contabilidad. Por tanto, elegir las tecnologías adecuadas es algo que toda empresa debe tomarse en serio.
La cuestión aquí, por tanto, es qué criterios debes tener en cuenta a la hora de elegir las herramientas de contabilidad adecuadas para tu pequeña empresa. Es importante que lo pienses detenidamente para saber exactamente lo que buscas. He aquí algunos criterios clave que debes tener en cuenta:
Tu presupuesto global. ¿Cuánto puedes permitirte gastar en un programa de contabilidad?
Complementos. ¿Qué funciones adicionales necesitará tu empresa a medida que se amplíe y evolucionen tus necesidades empresariales?
Contabilidad en la nube. ¿Puedes acceder a tus cuentas desde dondequiera que estés? Cada vez somos más los que hacemos negocios en movimiento.
Tus propios conocimientos de contabilidad. ¿Qué conocimientos tienes de finanzas?
Los requisitos específicos de tu empresa. Debes elegir un software que se adapte a tu empresa y a sus necesidades individuales.
A la hora de elegir un software de contabilidad, siempre es de vital importancia investigar a fondo. Pronto verás el impacto transformador que puede tener en la cuenta de resultados de tu empresa, que es, al fin y al cabo, lo más importante.
Hay muchas soluciones de contabilidad diferentes en el mercado, por no hablar de otras herramientas más generales como Dropbox o Evernote que también pueden resultar muy valiosas. En esta concisa guía sólo hemos podido presentarte algunas posibles soluciones. Pero debería haber sido suficiente para demostrar lo que el software de contabilidad puede hacer para beneficiar a tu empresa. Todo ello te deja más tiempo libre para hacer lo que realmente importa: llevar tu empresa al siguiente nivel, ganar nuevos clientes y aumentar tus beneficios.
De nuevo, antes de elegir cualquier software de contabilidad, asegúrate de que has sopesado adecuadamente los pros y los contras relevantes. Asegúrate de que el plan y la estructura de precios son adecuados para tu empresa y de que ofrece el tipo de funciones que harán que merezca la pena el dinero que pagues por él.
Lo peor que puedes hacer es precipitarte, pagar el software y luego descubrir que te resulta poco útil en la práctica. Una investigación minuciosa puede ahorrarte un dinero valioso y tu empresa cosechará los frutos.
Editora jefe 6mejores.com. Mi misión es ayudarte a descubrir los mejores productos y servicios para una vida más fácil y productiva. Más de 15 años de experiencia en marketing digital y publicaciones online. Me apasiona el fitness, la tecnología, la naturaleza y los animales.
