Si tiene muchos documentos acumulados en su escritorio, un escáner de documentos puede ayudarle a eliminar ese desorden al conservarlo todo digitalmente. Sin embargo, no todos los escáneres de documentos son iguales. Algunos son excelentes para los recibos y los documentos pequeños, mientras que otros se especializan en la digitalización de documentos más largos de forma rápida y sin esfuerzo. Para acabar con la confusión, hemos elaborado una guía de compra paso a paso para ayudarle a elegir el mejor modelo para usted.
Cómo escoger un buen escáner de documentos – Características a tener en cuenta
Paso 1: ¿Qué está escaneando?
Nuestra revisión se centra en los escáneres de documentos, que generalmente pueden manejar documentos de papel, recibos y tarjetas de identificación. Si vas a escanear principalmente este tipo de cosas, sigue leyendo.
Si quieres digitalizar un montón de fotos antiguas, vas a querer un escáner fotográfico específico. Estos modelos suelen ser escáneres de tipo cama (para no doblar la fotografía original) y están mejor optimizados para la alta resolución y la reproducción más precisa del color, no para documentos largos.
El volumen y el tipo de trabajos de escaneo que realice durante un día normal determinarán en gran medida el modelo que debe adquirir. Si tiende a escanear sólo unos pocos documentos o recibos a la semana, lo mejor es que utilice una aplicación de smartphone barata como la Scanner Pro App. Esta aplicación utiliza la cámara de tu smartphone para crear archivos PDF de alta calidad que se pueden compartir por correo electrónico, texto o Bluetooth. También realiza un buen reconocimiento óptico de caracteres, lo que permite buscar en los documentos. Si sueles escanear unos cuantos documentos de 10 páginas a la semana, un modelo portátil como el Brother DS-620 Mobile añade un nivel de conveniencia sobre tener que tomar fotos de cada página individual. Sólo tienes que introducir cada página que quieras escanear en el escáner y éste hará el resto.
Los modelos pequeños y portátiles son excelentes para trabajos de escaneo de bajo volumen, pero generalmente carecen de los alimentadores de documentos grandes que pueden hacer que el escaneo de documentos largos sea casi totalmente automático.
Si escaneas docenas de páginas cada día, merece la pena invertir en un modelo de gama alta como la Fujitsu iX1500 o la Epson WorkForce ES-600. Los modelos de gama alta pueden escanear documentos en un abrir y cerrar de ojos y a menudo tienen alimentadores automáticos de documentos, por lo que no es necesario cargar las páginas individualmente. Deberá asegurarse de que el alimentador de documentos es lo suficientemente grande para el tipo de documentos que suele escanear, ya que sus capacidades oscilan entre 10 y 80 páginas.
Paso 3: ¿Necesita el reconocimiento óptico de caracteres? Probablemente
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es un programa de software que reconoce el texto, dando como resultado PDFs con texto que se puede buscar. Incluso si no piensas copiar y pegar grandes secciones de texto de los documentos que escaneas, el OCR puede ayudarte a mantenerte organizado porque te permite buscar documentos en tu disco duro en función del texto que contienen (por ejemplo, encontrar todos los documentos que contienen un determinado número de tarjeta de crédito). Todos los modelos que hemos probado, excepto uno, disponen de OCR, aunque algunos tienden a ser más precisos que otros. Puede buscar en el Software de nuestras reseñas para obtener más información sobre las capacidades y el rendimiento del OCR de un modelo específico.
Paso 4: Resolución del escáner
En el caso de los documentos de texto, no es necesario preocuparse por la resolución. Todo el texto, excepto el más pequeño, es perfectamente legible con una resolución de 300 ppp (puntos por pulgada). Todos los escáneres que hemos probado ofrecen al menos 600 ppp, el doble de la calidad mínima aceptable.
Paso 5: Piense en la compatibilidad
Casi todos los escáneres vienen con software compatible con el PC, pero algunos de ellos no se adaptan tan bien a los sistemas operativos de Mac. Aunque por lo general se pueden encontrar controladores de terceros para modelos que no son intrínsecamente compatibles con Mac, esto suele producirse a expensas de cierto nivel de funcionalidad. Si eres un usuario de Mac, es mejor que te quedes con un modelo que venga con software para Mac en la caja.
Querrás asegurarte de que cualquier modelo que compres funcione bien con tu sistema operativo, especialmente si eres usuario de Mac.
Conclusión
Con la herramienta adecuada, puede convertir toneladas de papel en PDFs ordenados y enviables por correo electrónico. Esperamos que nuestra guía de compra le haya conducido al modelo adecuado para todas sus necesidades de digitalización de documentos.
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