Como usar el programa de contabilidad gratis CLV* Cuenta Logica Visual
Descubre todas las características y funcionalidades de este completo programa de contabilidad gratuito: CLV* Cuenta Logica Visual .
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Introducción CLV* Cuenta Logica Visual
Cuenta Lógica Visual *CLV* es un programa de Contabilidad creado por Soporte Lógico S.A. Esta nueva versión que tiene en sus manos es la culminación de años de investigación, nada menos que desde 1985!
La Contabilidad se introduce en un Libro de Excel directamente. El Libro de Excel se organiza en diferentes Hojas: Plan de Cuentas, Compras, Ventas, Caja, Bancos, etc. La introducción de la información se realiza de forma completamente independiente al programa. Todo este proceso lo veremos con detalle en este manual.
El programa es perfecto para una pyme, pero también es ideal para llevar cualquier tipo de contabilidad doméstica, dada su flexibilidad. *CLV* es válido para cualquier país y legislación fiscal del mundo.
Realmente la usabilidad del programa es increíble. Veamos algunos ejemplos de esto:
- Una sola línea de Excel da lugar a todos los apuntes de la contabilidad de una compra (proveedor, gastos, IVA y adicionalmente el pago y de nuevo proveedor, total 5 apuntes o incluso más si se da IRPF…) y además genera automáticamente el libro del IVA! sin más, con lo fácil y flexible que resulta hacer cualquier cambio…
- El banco, por ejemplo, las empresas lo obtienen de la web del propio banco, exportándolo a cvs, y con unas pocas transformaciones le dan la estructura de banco de *CLV* y andando. Conecta así con cualquier banco con gran facilidad. A esto ayuda el que el libro con la contabilidad de la empresa esta vacío, libre de macros y la introducción y gestión son independiente del programa (para asesorías es especialmente útil, pueden proporcionar las instrucciones a sus clientes y ellos introducir la parte diaria de los apuntes como la caja, por ejemplo)
- Que decir de los apuntes que todos los meses son iguales, el 90% de cualquier contabilidad, que simplemente tenemos que hacer copiar y pegar, cambiar fecha e importe….
- O lo que significa estar cerrando el ejercicio, retocar una partida para ver como queda el cierre e ir viendo con simplemente pulsar unas teclas…
- Al tenerse los datos de su contabilidad en un libro de Excel aparte, los datos son ajenos al programa, para una nueva versión no hay que actualizar nada, son sus datos independientes, aumentando así la privacidad de los mismos.
Realmente *CLV* hace cosas que los demás programas de contabilidad ni podrían soñar con ellas.
A la izquierda el Plan de Cuentas, a la derecha arriba el Diario de Apertura, en medio el Libro de Compras y abajo la Caja de la empresa. Cada hoja es un Diario Contable. Todo en un simple libro de Excel
Características
Veamos un rápido repaso de las características más sobresalientes de Cuenta Lógica Visual *CLV*:
- Realizado en Windows y Microsoft Office, mediante macros VBA en Excel colocadas en el libro CLV.exe
- Cada empresa se almacena en otro Libro de Excel diferente del Libro donde esta el programa, por lo que el Libro de la empresa no contiene código, ni macros y no necesita del programa para la introducción de datos, ni su consulta o manipulación. El libro que contiene la contabilidad de la empresa automáticamente se convierte en una base de datos de Access, lo que permite al usuario realizar exportaciones y manipulaciones de los datos más allá de lo permitido por las opciones del programa.
- La contabilidad se basa en el Documento Contable integrando automáticamente el IVA. Una sola línea de una hoja de Excel da lugar a todos los apuntes de una compra o venta y a los libros oficiales del IVA, sin más.
- Todos los listados están disponibles previamente por pantalla en formato PDF.
- Iniciación y Regularización automáticos.
- análisis de IVA.
- Plantillas programables con posibilidades infinitas.
- Ejemplos incluidos de contabilidades reales. Y mucho más…
Elementos de *CLV*
Conceptos con los que debes de estar familiarizado al utilizar *CLV*, la mayoría de ellos conceptos típicos de la contabilidad.
Plan de Cuentas
Esto no tiene mucho misterio, toda contabilidad necesita un plan de cuentas. El plan de cuentas en *CLV* se coloca en una hoja separada al efecto y te recomendamos que cojas uno de los que vienen en los libros de ejemplo. Por normativa debe de coincidir con las normas publicadas, pero el programa
*CLV* se puede usar ara llevar múltiples cuentas, que no tienen que ser de empresas, por lo que, en realidad le puedes dar casi cualquier formato. Sus campos esenciales son el numero, el nombre y el NIF (para el caso de clientes o proveedores a efectos de IVA).
En cuanto a los dígitos deben de estar indicamos en la hoja de Empresa y 1 2
3 6 será lo conveniente para la inmensa mayoría de pymes, pudiéndose ampliar en caso necesario hasta 12 caracteres y 8 niveles.
Plan de Cuentas
Documento Contable
*CLV* Cuenta Lógica Visual es un programa de contabilidad, un proceso contable, en realidad, basado en el Documento contable. Un documento contable es un hecho contable. Por ejemplo, una factura, un pago, una nomina, un cheque, etc. cada hecho supone un documento contable.
Los documentos contables se componen de varios apuntes y son archivados en carpetas según su naturaleza que el programa llama Diarios
Diarios
Un diario es, como se estaba explicando, una agrupación de Documentos Contables por su naturaleza. Por ejemplo, todas las facturas de Compras serian un Diario, el diario de compras. Todos los documentos de un banco serian el diario de banco, un diario por cada cuenta bancaria sería el archivo a la antigua y mejor usanza.
Los diferentes diarios de nuestra contabilidad se relacionan en una hoja aparte, con un formato muy sencillo: numero de diario, descripción y cuenta asociada si es el caso.
Así, los diarios coinciden con los diferentes archivadores. Los típicos para cualquier contabilidad serian:
- Diario de apertura, que contiene los apuntes de inicio del ejercicio y que coinciden con los apuntes del final del ejercicio anterior de la misma empresa. *CLV* crea este diario automáticamente al terminar el ejercicio anterior. Todos los apuntes de este diario de apertura deben tener, obligatoria y necesariamente la fecha de inicio de ejercicio y son por tanto los primeros apuntes de la contabilidad. Este diario es obligatorio y su numero es 0.
- Después están los diarios de compras, de ventas de bancos, de caja, de varios, etc. que el usuario puede crear al gusto.
- Diario de Ajustes, es el numero 98, de existir, y aquí los documentos deben tener la fecha fin del ejercicio y es el diario-archivador que contiene ajustes como amortizaciones depreciaciones y similares.
- Finalmente tenemos el diario de Regularización que es el encargado de cerrar las compras y ventas contra la cuenta de perdidas y ganancias, siempre al final del ejercicio y que es un diario obligatorio y que *CLV* genera automáticamente.
En realidad solo hay dos tipos de diarios, los que contienen documentos de IVA, como compras, ventas, inversiones y los otros. Por tanto hay solamente
dos estructuras diferentes de diario. El programa sabe que es un documento no puede ser de IVA si es entre 1 y 49, el resto no pueden contener IVA en ningún caso.
Los Diarios, antiguamente eran los diferentes archivadores
Periodos
Lo lógico es que una contabilidad tenga 12 periodos, uno por cada mes del año, pero en *CLV* disponemos de 15, pues el 0 esta reservado a los apuntes del diario 0, el 13 a los del diario 98 y el 14 a los del diario 99.
Estructura de *CLV*
Empresa
| Nombre | Nombre de la empresa que aparece en todos los listados que genera el programa |
| Año | Año al que se refiere el ejercicio contable |
| Cta IVA e IRPF en Gastos | Cuentas del apartado de administraciones públicas para el IVA y el IRPF en los Gastos cuando se utilizan las opciones automáticas de
generación de apuntes relacionados. Se utiliza en las hojas del 1 al 49 |
| Cta IVA e IRPF en Ventas | Cuentas del apartado de administraciones públicas para el IVA y el IRPF en las Ventas o Ingresos cuando se utilizan las opciones automáticas de generación de apuntes
relacionados. Se utiliza en las hojas del 1 al 49 |
| Fichero Base (1) | Es la ubicación del fichero Access CLV.accdb imprescindible para el funcionamiento del programa. De no indicarse su ubicación se intenta encontrar en el lugar donde este el
libro con la contabilidad |
| Fuerza Check | El proceso de compilación o comprobación que se invoca mediante Ctrl+Mayus+C nos confirma o no, que todo en el libro esta correcto. Posteriormente para obtener cualquiera de las prestaciones del programa no es necesario cada vez volver a compilar.
Pudiera ocurrir que hagamos un cambio, lancemos los balances, y por no haber compilador, los cambios no se vean reflejados en los listados. Por lo que después de cualquier cambio, es necesario volver a compilar. Si este campo es “ok”, lo que sucederá es que cuando invoquemos cualquier opción del programa, el programa, automática y silenciosamente, compilara de nuevo, volviendo a verificar el libro y a actualizar la base de datos. |
| Dado que el proceso de compilación tarda apenas unos muy pocos segundos, se recomienda activar esta opción “ok”, de manera que al invocar cualquier comando, el programa compila de nuevo.
Se deja abierta la posibilidad de dejar este campo en blanco para el caso de contabilidades enormes u ordenadores muy lentos en los que el proceso de compilación pueda llevar algún tiempo. De esta forma, se compila por un lado, y las diferentes opciones del programa si tiene por otro, no ralentizando su ejecución. Hablamos de contabilidades con decenas de miles de apuntes, realmente grandes |
(1) Cuando se tienen varias empresas o/y varios ejercicios de la misma empresa, hay que decidir si se tiene un fichero CLV.accdb por cada una de las empresas o ejercicios o utilizamos el mismo para todas. En general será mas cómodo utilizar el mismo para todas, por lo que este campo con la ubicación es relevante. Realmente este CLV.accdb es un artificio que el programa necesita y que no tiene mayor finalidad ni utilidad para el usuario común.
Los Parámetros de la Empresa y el Ejercicio
Cuentas
Contiene el plan de cuentas de la empresa, Código(12), Titulo(30) y Nif(12)
Diarios
Código(2), Descripcion(30), Cuenta(12)
Las hojas Empresa, Cuentas y Diarios son obligatorias.
Además se tiene opcionalmente una hoja por cada Diario indicado en la hoja Diarios. Es decir, para que un diario exista para el programa debe de haberse indicado en la hoja Diarios y entonces si existe su hoja será tenida en cuenta por el programa, pero que se haya declarado en la hoja diarios no quiere decir que necesariamente deba existir su hoja.
Por tanto, una contabilidad con solamente las tres hojas Empresa, Cuentas y Diarios es posible y compila sin errores, aunque todo este en blanco.
Una contabilidad, un libro, puede tener declarados muchos diarios en la hoja diarios, pero por ejemplo, como acaba de iniciase el año solo tener le Hoja 0 con el saldo inicial.
El libro puede contener las hojas que se quiera sobre lo que se desee, simplemente serán ignoradas por el proceso de compilación. De hecho, en el mismo libro, puedo tener hojas con anotaciones de cualquier clase como referencia, sin que afecte al programa.
Veamos ahora la estructura de las hojas que contienen los dos tipos de diarios permitidos.
Hojas 0 y 50-99. Diarios Generales
| Fecha | Obligatorio. Si se deja en blanco toma la de la línea anterior
CLV= Ignora la línea Fin= Ignora la línea actual y las siguientes (requerido) |
|
| Doc | 5 | Número de documento, de dejarse en blanco el programa pone uno más que el mayor. Pueden darse
más de una línea con el mismo numero de documento |
| Contrapartida | 12 | Opcional. Cuenta de contrapartida |
| Cuenta | 12 | Obligatorio. De dejarse en blanco se tomará el de la línea anterior |
| T | Obligatorio. D debe, H haber | |
| Importe | Nueve dígitos y dos decimales. |
| Concepto | 25 | Concepto del apunte. |
| Clave1 | 8 | De dejarse en blanco se utilizará para poner la cuenta de la contrapartida si la hubiera |
| Clave2 | 8 | Opcional. Libre |
Estructura simple de diario contable típico. Cada línea genera uno o dos apuntes, en función de si se informa de cuenta de contrapartida o no.
Línea típica de banco, en este caso una entrada de 1.500 €, al debe de la cuenta 572000 y al haber del cliente
Hojas 1 a 49. Diarios capaces de incluir IVA o IRPF
| Fecha | Obligatorio. Si se deja en blanco toma la de la línea anterior
CLV= Ignora la línea Fin= Ignora la línea actual y las siguientes (requerido) |
|
| Doc | 5 | Número de documento. De dejarse en blanco el programa pone uno más que el mayor. No se permiten dos grupos de líneas con el mismo número de documento, por tanto de indicarse un
número de documento en esta columna, no puede repetirse. |
| I | Obligatorio. R repercutido, S soportado. | |
| Sr | 2 | Opcional. Serie de la Factura. |
| Fra | 6 | Opcionales. Número de Factura. |
| Cta Clt/Prv | 12 | Obligatoria. Cuenta del cliente o proveedor según se trate. |
| Nom | 30 | De dejarse en blanco se tomará la información del plan de cuentas. Esta información es la que
aparecerá en el libro del IVA correspondiente. |
| Nif | 12 | De dejarse en blanco se tomará la información
del plan de cuentas. Esta información es la que aparecerá en el libro del IVA correspondiente. |
| Opción especial que permite documentos multibase (grupo de líneas). Cuando en este campo se pone “…”, entonces la línea anterior y la actual pertenecen al mismo documento/factura. Los campos a la izquierda de esta columna son ignorados. Los campos a la derecha contienen los datos de la base adicional. Hasta cuatro bases son las permitidos por
factura/documento. |
||
| Cta Gto/Vta | 12 | Cuenta típicamente del grupo 6 ó 7, a la que irá la base del apunte, como contrapartida a la cta
clt/prv. |
| Importe | Nueve dígitos y dos decimales. | |
| T | Indica si se dio “B”, una base, o “T”, un total factura en el importe. | |
| Tiva,Treq,TIRPF | Porcentajes de estos impuestos consignados en
la factura. Estos campos admiten dos decimales y su formato debe ser necesariamente numérico. |
|
| Concepto | 25 | Opcional |
| Clave1 | 8 | De dejarse en blanco, en el apunte correspondiente se consignará la contrapartida. |
| Clave2 | 8 | De dejarse en blanco y en el caso de haber indicado un número de factura, éste se tendrá como clave2. |
| Tdi | 2 | Opcional. Este campo activa la Opción de Tesorería. De dejarse en blanco los demás campos de opción de tesorería son ignorados.
Indica el número de diario en el que se generará automáticamente el documento de cobro/pago del total de la factura. En documentos multibase, esta opción sólo es posible en la primera base. |
| Tfecha | Opcional. Fecha del documento de la opción de tesorería. Por defecto se tiene la fecha del
documento actual. |
|
| Tdoc | 5 | Opcional. Número de documento de la opción de tesorería. Por defecto dará un número correlativo al último utilizado en el diario de que se trate. Puede darse un número no existente o existente,
al que los apuntes serán añadidos. |
Este tipo de hojas tienen una estructura más compleja para hacer fácil la integración con el IVA y/o IRPF. Así, una línea puede generar múltiples apuntes.
Facturas de compras, la línea 6 genera 3 apuntes: IVA, proveedor y gasto. La línea 4 genera los mismos que la línea 6 más 2 de tesorería. La línea 2 y 3 son un documento multibase, un IVA al 16% y otro al 4% y además la línea del 16% tienen una retención de IRPF del 18%, en esta ocasión tendremos 4 apuntes: IVA, IRPF, proveedor y gasto. Este ultimo ejemplo de tener línea de tesorería hubiera generado 2 más. Pude ser sencillo para un caso simple, o lo complejo que necesitemos.
Con IVA solamente, generaría 3 apuntes: Proveedor/Cliente, Cuenta de IVA informada en la hoja de empresa, y cuenta de Gasto.
Con IVA e IRPF, generaría 4 apuntes: uno más para el IRPF
Con la opción de Tesorería, 2 apuntes adicionales mas, uno para el Proveedor/Cliente y otro para la cuenta de pago o cobro.
Como puedes ver una sola línea puede generar, automáticamente hasta 6 apuntes contables, todo de forma simple y automática y además dejando disponibles al instante todos los libros oficiales, como el registro de facturas de IVA.
Una compra, podría introducirse en un diario que no fuese del IVA y contabilizarse apunte a apunte sin beneficiarse de estos automatismos ni de los listados al efecto. Pero hacer eso no tiene sentido.
Facturas de ventas sin complicaciones, la inmensa mayoría
Araceli Molina
Editora jefe 6mejores.com. Mi misión es ayudarte a descubrir los mejores productos y servicios para una vida más fácil y productiva. Más de 15 años de experiencia en marketing digital y publicaciones online. Me apasiona el fitness, la tecnología, la naturaleza y los animales.
