Manual LibreOffice Base – Parte 1

Manual básico LibreOffice Base – Parte 1

LibreOffice es un conjunto de aplicaciones que nos sirve de herramienta para resolver operaciones en nuestra oficina, casa, escuela, etc. Incluye un conjunto de aplicaciones entre ellas Write, Calc, Press, etc. A continuación, vamos a hablar de LibreOffice Base.

LibreOffice Base es una aplicación que nos permite manejar bases de datos relacionales y forma parte de la suite de Libreoffice. Está diseñada para satisfacer las necesidades de una gran cantidad de usuarios, entre ellos básicos, intermedios y avanzados, también algunos requerimientos empresariales. A su vez nos proporciona una Interfaz de Usuario amigable, la cual cuenta con 4 herramientas básicas para realizar tareas como: tablas, consultas, formularios e informes. Base incluye un asistente que nos ayuda con varios aspectos del programa.

Base cuenta con controladores nativos para varios motores de bases de datos entre ellos tenemos: MariaDB/MySQL, Adabas D, MS Access y PostgreSQL, además de contar con controladores incorporados JDBC y ODBC que nos permite conectar con prácticamente cualquier otro motor de base de datos existente. También incorpora de forma nativa el motor de base de datos como lo es HSQL, la cual es ideal para soluciones sin complicaciones y para pequeños sistemas fáciles de usar y de entender.

Base es una excelente herramienta para fines autónomos, sin embargo se integra perfectamente con otras aplicaciones de LibreOffice tales como Write, Calc, etc, permitiendo suministrar datos como por ejemplo para envio de correspondencias o en Calc para el análisis de datos o como base para los gráficos.

A continuación explicaremos cómo funciona LibreOffice Base y cómo podemos sacarle el mayor provecho posible para nuestras necesidades, debemos entender que es una aplicación poderosa pero no es para manejar volúmenes u operaciones como las aplicaciones efectivamente diseñadas para ello. Tomemos a Base como una excelente herramienta que nos ayuda con muchas operaciones personales.

Otros usuarios también buscan:

Debemos comenzar indicando que LibreOffice Base está compuesto de una serie de componentes esenciales de los cuales necesitamos conocer antes de iniciar un proyecto.

Tablas

Es uno de los componentes más importantes de Base de hecho sin ella no podemos hacer absolutamente nada porque todo lo demás depende de las tablas a las cuales tenemos acceso para poder manejar los registros que componen la misma. Entonces una tabla en Base es el elemento que contiene información de diversa índole, puede ser una lista de clientes, una lista de artículos, una lista de facturas, etc, en fin una tabla es una lista de datos o registros de las cuales podemos obtener o agregar información para su uso en distintas instancias. A su vez estas tablas están agrupadas en lo que se denomina una Base de Datos, la cual puede contener muchas tablas y la Base de Datos aporta una serie de características y funciones que permite manipular las tablas de una forma eficiente.

Formularios

Los formularios como su nombre indica es un formato que nos permite introducir, consultar y editar los registros que están en las tablas que provienen de la Base de Datos donde estamos conectados. A través de estos formularios podemos dar una presentación o mostrar una interfaz amigable al usuario para que pueda de una forma muy rápida ubicar la información que necesita de un registro o un conjunto de ellos.

Consultas

Las consultas son llamadas a las tablas de la Base de Datos que nos presenta información específica de lo que estamos buscando, esto puede ser de una tabla o combinando información de varias tablas. Estas consultas pueden estar en el proyecto de Base o pueden guardarse como tablas en la Base de Datos para su uso más general dentro de otras aplicaciones.

Reportes

Los reportes o informes nos sirven para proporcionar información de una o varias tablas de forma ordenada o filtrada según lo que necesitamos presentar. Existen infinidad de reportes y cada uno de ellos es para un fin distinto y LibreOffice Base nos da las herramientas adecuadas para poder crear los reportes o informes que necesitemos de una forma muy sencilla.

Hemos descrito cuales son los componentes esenciales de LibreOffice y a continuación, comenzaremos invocando a la aplicación LibreOffice Base desde nuestros equipos, buscando en los menú de inicio e invocamos la aplicación.

Una vez iniciado, como es la primera vez que se ejecuta la aplicación y no existen bases de datos creadas, el asistente automáticamente se activa para crear nuestra primera base de datos o nuestro primer archivo de conexión a una base de datos y se presenta la siguiente pantalla.

Figura Nº 1

.- Seleccionado → Crear una Base de Datos Nueva. Aparecerá la siguiente pantalla.

Figura Nº 2

.- Seleccionado → Abrir una base de datos existente.

Figura Nº 3

Se nos presenta una opción donde podemos escoger las bases de datos más recientes o Abrir el directorio para seleccionar la base de datos.

.- Seleccionado → Conectar a una base de datos existente.

Figura Nº 4

El asistente nos indica si deseamos crear una nueva base de datos o abrir una existente o conectarnos a una base de datos como se ve a continuación.

Figura Nº 5

Seleccionamos el tipo de conexión que necesitamos y luego pulsamos Siguiente, y se nos presenta la siguiente pantalla.

Figura Nº 6

En ella indicamos la configuración de conexión a la base de datos. Luego pulsamos Siguiente.

Figura Nº 7

Una vez finalizado pulsamos Siguiente.

.- Guardar y Continuar

Esta es una opción común en todas cuando terminamos de seleccionar el tipo de conexión o crear una nueva base de datos.

Figura Nº 9

Tenemos varias opciones:

.- ¿Quiere que el asistente registre la base de datos en LibreOffice?

Nos proporciona la opción de registrar en el LibreOffice la información de donde se encuentra los datos, cómo se organizan e informa cómo puede obtenerse y cómo acceder a los datos. De esta manera en cualquiera de las aplicaciones de LibreOffice a selecciona la opción Ver → Origen de Datos podemos acceder a la misma de una forma sencilla.

.- ¿Qué hacer después de guardar el archivo de base de datos?

Nos indica dos opciones: Abrir para su edición o Crear tablas mediante el asistente.

Una vez que seleccionamos nuestras opciones pulsamos el botón Finalizar.

Luego se nos presenta la siguiente pantalla.

Figura Nº 10

Indicamos el directorio y nombre de la nueva base de datos. Y pulsamos el botón Guardar.

Una vez guardado el archivo se nos presenta la pantalla principal del usuario.

Figura Nº 11

Los componentes de la pantalla principal son:

  1. Menú principal. Tiene todas las opciones de la aplicación.
  2. Barra de Herramientas. Tiene los botones de las opciones indicadas. Puede agregar o quitar desde Ver→ Barra de Herramientas.
  3. Base de datos. Los objetos que corresponde a la base de datos Base que es el proyecto donde se trabaja.
  4. Tareas. Indica las opciones a las que se tiene acceso por cada Objeto de la Base de datos.
  5. En esta área se muestran los objetos creados por cada área de la Base de Datos.
  6. Es el área de previsualización de los objetos creados.
  7. Barra de estado. Informa propiedades de los objetos seleccionados.

Ahora vamos a describir los componentes de la misma.

.- Archivo

Tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 12

  • Nuevo. Crear nuevos documentos.

Figura Nº 13

  • Abrir. Abrir un documento existente. Al pulsarlo se abre el cuadro de diálogo del Sistema Operativo en uso.

Figura Nº 14

  • Documentos Recientes. Muestra una lista de los últimos documentos creados o abiertos en un tiempo determinado.
  • Asistentes. Da acceso a una serie de asistentes que nos permite realizar nuestro trabajo de una forma más rápida y fácil.

Figura Nº 15

  • Guardar. Guarda el documento que actualmente está en edición.
  • Guardar como… Nos presenta una ventana para darle el nombre y la extensión del documento en edición que queremos guardar.
  • Guardar Todo. Guarda todos los documentos abiertos donde se está trabajando.
  • Desproteger. Desactiva la protección del documento.
  • Cancelar desprotección. Cancela la acción de desprotección del documento.
  • Proteger. Activa la protección del documento.
  • Exportar. Exporta el documento a otro formato que puede ser PDF, Imagen, etc.
  • Enviar. Envía el documento por distintos medios.

Figura Nº 16

  • Salir de LibreOffice. Salir de la aplicación.

.- Editar

Tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 17

  • Deshacer. Echa para atrás las acciones realizadas en el documento.
  • Cortar. Quita del documento un objeto seleccionado.
  • Copiar. Realiza una copia en su memoria del objeto seleccionado.
  • Pegar. Inserta en el documento una copia de un objeto en su memoria.
  • Pegado especial…. Inserta en el documento una copia de un objeto en su memoria, pero con algunas funciones específicas que permite modificar el objeto a ser insertado, quitando algunas propiedades.
  • Seleccionar todo Selecciona todos los objetos del documento.
  • Abrir Objeto de base de datos… Esta opción trabaja con las tablas de las base de datos y presenta una ventana con los campos y registro de la tabla seleccionada para su edición.

Figura Nº 18

  • Editar Muestra en una ventana el objeto que se edita, puede ser una tabla, una consulta, una vista o un formulario y muestra el editor dependiendo del objeto seleccionado.
Editor para Base de Datos y Tablas

Figura Nº 19

Editor para Consultas

Figura Nº 20

Editor para Formularios

Figura Nº 21

Editor para Informes

Figura Nº 22

  • Eliminar. Para eliminar el objeto seleccionado. Tabla, Consulta, Formulario, Informe.
Eliminar Tablas

Figura Nº 23

Eliminar Consultas, Formularios, Informes

Figura Nº 24

  • Cambiar Nombre. Permite cambiar o renombrar el objeto seleccionado. Solo funciona con los objetos de Consultas

Figura Nº 25

  • Crear como vista. Permite convertir el objeto Consulta a una tabla en SQL.

Figura Nº 26

  • Editar vista SQL. Nos muestra una ventana con la secuencia en SQL de la consulta, para poder editarla y modificar la misma. Solo funciona con los objetos de Consultas.

Figura Nº 27

  • Asistente de Formularios. Invoca una ventana que es el asistente de formularios. Donde indicamos algunas características de los campos y organización de los mismos para generar automáticamente un formulario. El cual podemos luego editar para realizar los ajustes necesarios.

Figura Nº 28

  • Informe… Invoca la ventana del generador de informes. Y nos permite seleccionar los campos que necesitamos incluir dentro del informe.
Manual basico LibreOffice Base - Iniciación
Manual basico LibreOffice Base – Iniciación

Figura Nº 29

  • Asistente de Informes… Nos presenta una ventana que es el asistente de informes que nos permite seleccionar los campos que necesitamos y algunas características generales del informe y luego genera el informe. Este informe lo podemos editar para realizar los ajustes necesarios.

Figura Nº 30

  • Base de Datos. En esta opción nos da información de la Propiedad, Tipo de Conexión y Configuración Avanzada. De la base de datos con la que estamos trabajando. Las opciones de propiedad y tipo de conexión están desactivadas para las conexiones empotradas.

.- Ver

Tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 31

  • Tablas, Consultas, Formularios, Informes. Nos muestra en la pantalla principal las diferentes opciones de cada una de ellas, para poder crear, editar y eliminar los objetos que se despliegan.
  • Barra de herramientas. Nos permite activar / desactivar opciones de la barra de herramientas de la pantalla principal.

Figura Nº 32

  • Orden ascendente, Orden descendente. Ordena los objetos de forma ascendente o descendente según sea el caso.
  • Actualizar Tablas. Solo funciona con la vista de Tabla y nos permite actualizar el contenido y/o las tablas de la base de datos.
  • Previsualización. Activa el área de previsualización de la pantalla principal. Y tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 33

.- Insertar

Tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 34

  • Formulario…. Crea un nuevo formulario. (Figura Nº 21)
  • Informe…. Crea un nuevo informe. (Figura Nº 22)
  • Asistente de Informes…. Abre el asistente de informes. (Figura Nº 30)
  • Consulta (vista de diseño)…. Crea una nueva consulta con el editor de diseño. (Figura Nº 20)
  • Consulta (vista SQL)…. Crea una nueva consulta para comandos SQL. (Figura Nº 27)
  • Diseño de tabla…. Crea una nueva tabla con el diseñador de tablas. (Figura Nº 19)
  • Diseño de vista…. Crea una vista con el editor de diseño. (Figura Nº 20)
  • Vista simple… Crea una consulta para comandos SQL (Figura Nº 27)
  • Carpeta. Para crear nuevo directorio o carpeta dentro del proyecto.

.- Herramientas

Tiene las siguientes opciones.

Figura Nº 35

  • Relaciones. Muestra el editor de relaciones de bases de datos, para crear y editar las relaciones de las mismas.

Figura Nº 36

Primero aparece la ventana para seleccionar la tabla a agregar al editor. Luego aparece la ventana del editor de relaciones.

Figura Nº 37

  • Filtro de Tablas. Muestra una ventana que nos permite seleccionar las tablas que necesitamos mostrar en la aplicación.

Figura Nº 38

  • SQL. Nos muestra una ventana donde nos permite ejecutar comandos SQL y ver los resultados de inmediato.

Figura Nº 39

  • Macros. Podemos automatizar algunas operaciones de LibreOffice grabando las pulsaciones en macros para que luego sean ejecutadas. Esto nos sirve sobre todo para operaciones repetitivas y de esa forma evitamos errores.

Figura Nº 40

  • Gestor de Extensiones. Permite editar y agregar nuevas extensiones a la aplicación, que nos permite realizar nuevas tareas o mejorar las existentes.
  • Personalizar. Nos permite personalizar la aplicación LibreOffice.
  • Opciones. Nos permite configurar opciones al archivo Base creado o editado.

.- Ventana. Nos permite intercambiar de ventana activa.

.- Ayuda. Nos permite ir al enlace de ayuda de LibreOffice y darnos otra información adicional como licencia, etc.

Figura Nº 41

LibreOffice Base nos permite crear aplicaciones que nos sirven en nuestro día a día, en nuestro negocio o en nuestro trabajo dándonos las herramientas adecuadas para ponernos conectar a las bases de datos más usadas como por ejemplo PostgreSQL, MySql, Firebird, HSQL con su propio drivers de conexión y también usando la opción abierta de ODBC y JDBC, en fin nos podemos conectar prácticamente a cualquier base de datos que existe. Esto trae muchas ventajas porque podemos crear aplicaciones que nos facilitan nuestras actividades y no tener que esperar que Ingeniería o algún Desarrollador de aplicaciones nos haga la solución, claro esto es limitado, pero nos ayuda a resolver muchas situaciones que se nos presenta.

Se puede decir, pero con Calc podemos hacer también esas consultas e informes y gráficos, si en muchos casos la hoja electrónica de cálculo nos ofrece muchas opciones para resolver estos tipos de problemas. Pero en muchos otros no es posible hacerlo desde esas aplicaciones y necesitamos tener la interfaz adecuada y los procesos adecuados para poder realizar las consultas a las bases de datos y hasta crear nuestra propias consultas para poder satisfacer lo que requerimos y eso solo lo puede dar LibreOffice Base y hasta para algunos desarrolladores nos permite crear ciertos prototipos de aplicaciones que nos guíe para la aplicación real, porque contamos con las herramientas necesarias para probar y ver cómo puede ir evolucionando nuestra aplicación. También para el usuario común que no necesariamente necesita comprar una aplicación de contabilidad o administración de gastos o más cuando podemos contar con esta aplicación que nos da las herramientas para poder hacer esas aplicaciones básicas que nos permite solucionar esas necesidades.

Como en todas las aplicaciones necesitamos tener algunos conocimientos esenciales para poder operar adecuadamente la aplicación y en este caso no es la excepción. Para poder usar adecuadamente LibreOffice necesitamos forzosamente tener algunos conocimientos de Base de Datos y tablas, claro no tiene que ser un conocimiento excesivamente profundo ni ser un master en Base de Datos, aunque los que sí tienen ese conocimiento le sacará un mayor provecho a la aplicación, sin embargo a continuación daremos algunas definiciones y algunos procedimientos básicos que nos permita manejarnos de forma adecuada dentro de la aplicación Base.

Base de Datos

Es una serie de conjuntos de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información que tengamos a disposición. Dentro de sus principales características tenemos:

Característica

  • Independencia lógica y física de los datos.
  • Redundancia mínima.
  • Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
  • Integridad de los datos.
  • Consultas complejas optimizadas.
  • Seguridad de acceso y auditoría.
  • Respaldo y recuperación.
  • Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Sistema de Gestión de Base de Datos SGBD.

Los sistemas de gestión de base de datos (en Inglés DataBase Management System) SGBD es un tipo de software muy específico que sirve de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Está compuesto de un lenguaje de definición de datos, un lenguaje de manipulación de datos y un lenguaje de consulta.

Ventajas de los SGBD.

Control sobre la redundancia de datos

Los ficheros están integrados, por lo que no se guardan copias de los mismos datos evitando de esta manera crear redundancia, sin embargo, no es posible eliminar totalmente la redundancia de los datos, debido a que en ocasiones es necesario para modelar las relaciones entre los datos. Además parte de la redundancia es por parte del diseño que se realiza de los almacenes donde se guardan los datos.

Consistencia de datos

Eliminando o controlando la redundancia de datos se reduce ampliamente el riesgo de la inconsistencia, esto trae como beneficio de que si se actualiza algún dato como el mismo está almacenado una sola vez, la modificación de ese registro se realiza solo en ese contenedor y automáticamente queda disponible para todos los que lo necesiten acceder, garantizando de esta forma que todas las copias se mantengan consistentes.

Compartir datos

Los sistemas de Base de Datos permiten compartir el contenedor con todos los usuarios que estén autorizados y mantiene un registro del enlace de los mismos y control de acceso y control de actualización.

Mantener los estándares

Gracias a la integración que aporta las Bases de Datos es muy fácil respetar los estándares necesarios y establecidos por las empresa nacional e internacional. Estos estándares facilitan el intercambio de datos, documentación, procedimientos y también reglas de acceso.

Mejora en la integridad de datos

La integridad de los datos se refiere a la validez y la consistencia de los mismos. Esto a su vez da la confianza en la información almacenada y esto se realiza mediante reglas y validaciones que no pueden ser violentadas, así como las relaciones y un buen sistema de SGBD es el encargado de mantenerlo.

Mejora en la seguridad

La protección al acceso no autorizado en la base de datos es algo primordial, porque garantiza la integridad y validez de los datos y esto lo debe garantizar los SGBD.

Mejora en la accesibilidad a los datos

Muchos SGBD integran lenguajes de consultas o generadores de reportes e informes que permiten al usuario consultar los datos, en muchos casos sin que un programador escriba el código para realizar la tarea.

Mejora en el mantenimiento

Los SGBD implementan lo que se denomina independencia de datos, que en esencia separa las descripciones de los datos de las aplicaciones lo cual se traduce en simplificación en el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.

Aumento de la concurrencia

Las SGBD son eficientes en el manejo de la concurrencia, que es el acceso simultáneo de muchos usuarios a los datos, manteniendo la integridad y el acceso a los mismos.

Desventajas de los SGBD

Complejidad

Los SGBD está integrado por muchos pequeños programas que se encargan de diversas tareas, y entre ellas está la seguridad, la concurrencia, la integridad de los datos, etc, etc. Estos programas son complejos y se necesita comprender muy bien su funcionalidad para poder realizar un buen uso de los mismos.

Coste del equipamiento adicional

A medida que va creciendo la cantidad de datos almacenados los sistemas de SGBD necesitan más espacio de almacenamiento y a medida que aumenta ese espacio el equipo que lo controla debe ser más eficiente, rápido y con mayor cantidad de memoria para poder atender de una forma adecuada a las peticiones de los usuarios y las aplicaciones. Esto hace que las bases de datos vaya aumentando sus costos en relación con la cantidad de información almacenada y su capacidad de atención a peticiones.

Vulnerable a los fallos

El tener todo centralizado en el SGBD implica que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que se producen por diferentes índoles, es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).

Tablas

Las bases de datos están integradas por tablas que son objetos contenedores que mantienen los registros de una forma organizada para que puedan ser accesados de una forma fácil y eficiente. Estas tablas o contenedores dividen los registros en porciones de datos individuales, como por ejemplo una tabla denominada “Personal” contiene la registro del personal de una empresa, pero dentro de esa tabla existen datos individuales entre ellos podemos decir que “Nombre” es un dato que por sí mismo no significa nada pero en conjunto con otros datos produce un registro que sí es comprensible y estas tablas relacionadas con otras ofrece más información a los usuarios.

Las tablas como indicamos está compuesta de datos individuales, pero estos datos deben tener algunas características específicas para que las aplicaciones puedan validar y aplicar reglas sobre esos datos para poder mantener la integridad, validez y confiabilidad de los mismos y eso se realiza indicando el tipo de campo que corresponde a cada tipo de datos. Osea estamos indicando el tipo de información que contiene ese dato. Y a continuación indicamos los tipos de campos que manejan la mayoría de las Tablas de las Bases de Datos.

Tipos de Campos

Cada sistema de base de datos posee los tipos de campos similares o diferentes, pero en esencia estos son los más comunes.

  • Numérico. Maneja los números enteros y decimales.
  • Booleanos. Maneja dos estados: Verdadero (True) y Falso (False).
  • Memos. Estos son campos alfanuméricos de longitud ilimitada.
  • Fechas. Maneja la fecha, facilitando de esta forma la ordenación y cálculos en la misma.
  • Alfanuméricos Maneja información que contiene números, letras y caracteres, tienen una longitud máxima de 255 caracteres.
  • Autoincrementables. Son campo numéricos enteros que se incrementan automáticamente cuando en la tabla o contenedor se agrega un registro y sirve de identificador del registro.

Tipos de Base de Datos

Existe una variedad de Bases de Datos, entre ellas tenemos:

.- Tipos SQL.

Estas bases de datos son las denominadas relacionales y estructurales, debido a que su contenedor es denominado normalmente tablas, porque están representado por filas y columnas, donde las columnas indican el tipo de dato y las filas representan los registros. Entre ellas tenemos:

  • MySql. Base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez, recomendable para páginas WEB, no recomendable para grandes volúmenes de datos.
  • PostgreSQL, Oracle y SqlServer, Son manejadores de base de datos poderosos, pueden manejar de forma fácil grandes cantidades de datos.

.- Tipos NoSQL

Son una amplia gama de sistemas de gestión de base de datos que se diferencian de los modelos clásicos de SGBDR (Sistema de Bases de Datos Relacionales) en muchos aspectos importantes, y uno de los más destacados es que no usa SQL como lenguaje principal de consultas. Sus datos no son almacenados en estructuras fijas como tablas, esto da muchas ventajas en muchas áreas y hoy día han mejorado mucho su desempeño tanto que es usado por muchas empresas importantes viendo incrementado su velocidad y crecimiento horizontal.

  • Cassandra. Base de datos creada por Apache, es de tipo Clave-Valor. Con su propio lenguaje de consulta CQL (Cassandra Query Languaje). Está desarrollado con Java porque se ejecuta en cualquier plataforma que cuente con JVM.
  • Redis. Base de datos creado por Salvatore Sanfilippo y Pieter Noordhuis y está apoyado por VMWare, es una base de datos tipo Clave-Valor, se puede integrar como un array gigante en memoria para almacenar los datos, los cuales pueden ser de cualquier tipo, cadenas, hashes, conjunto de datos o listas. Tiene la ventaja de que sus operaciones son atómicas y persistentes.
  • MongoDB. Base de datos creada por MongoDB inc. orientada a tipo documentos, es de esquema libre, lo que indica que cada entrada puede tener un esquema a la entrada anterior y sus datos no tiene nada que ver con el resto de los datos almacenados. Su ejecución es bastante rápida ya que maneja los datos en forma de datos binarios. Está escrito en C++ y para almacenar la información, utiliza su propio sistema de documento denominado BSON que es una evolución de JSON, pero con la ventaja de que puede almacenar datos representado en forma binaria.

Modelo Entidad-Relación

Los modelos entidad-relación son una herramienta que nos permite el modelado de datos de un sistema de información. Estos a su vez expresan entidades relevantes para un sistema de información y sus interrelaciones y propiedades.

Cardinalidad de las Relaciones

Las relaciones entre las tablas pueden darse de la siguiente manera:

  • Relación uno a uno. Un registro de la entidad A se relaciona con una y solamente un registro de la entidad B.
  • Relación uno a muchos. Cada registro de la entidad A se relaciona con muchos registros correspondientes de la entidad B.
  • Relación muchos a muchos. Cualquier registro de la entidad A se relaciona con cualquier registro correspondiente de la entidad B.

Estructura de una Base de Datos

Con la finalidad de ordenar la información de forma lógica y coherente, la misma tiene un orden que debe ser cumplido para que la aplicación pueda acceder a la información de una forma coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas y estas tienen la función de contener los campos que corresponde a cada registro. Por ende una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:

  • Tablas
  • Campos
  • Registros
  • Lenguaje SQL

El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de Bases de Datos, él nos permite realizar consultas, insertar, actualizar y borrar datos de las tablas.

Algunos ejemplos:

  • Consultar. Para mostrar registros se usa la siguiente instrucción: SELECT * FROM Tabla.
  • Insertar. Para insertar un registro se usa la siguiente instrucción: INSERT INTO Tabla (Campo1, Campo2) VALUES (‘valor1’,’valor2’).
  • Borrar. Para borrar un registro se usa la siguiente instrucción: DELETE FROM Tabla WHERE id=’1’
  • Actualizar. Para actualizar un registro se usa la siguiente instrucción: UPDATE Tabla SET campo1 = ‘VALOR1’

Planificar una base de datos

Para tener una buena base de datos y aprovechar al máximo el potencial de la misma, lo primero que debemos hacer antes de escribir cualquier cosa en la aplicación es hacernos una serie de preguntas que nos indica que necesitamos obtener información y qué datos específicos necesitamos registrar en las tablas. Este es un proceso que a las primeras es difícil pero poco a poco y refinando las preguntas podemos obtener un esquema claro de las tablas y campos que deben tener cada una de ellas. También es recomendable hacerse preguntan en cuanto a los reportes que necesitamos y hacer un esquema de cómo sería el reporte y el contenido del mismo lo más detallado posible, para determinar qué campos requerimos agregar en las tablas o que tipo de consultas debemos crear para generar estos reportes o informes.

A continuación daremos unos ejemplos de algunas preguntas y respuestas para una base de datos para los gastos de un vehículo.

  • ¿Qué campos deberé introducir?. Los gastos se dividen en 3 partes, combustible, mantenimiento y vacaciones. El costo anual del impuesto de circulación y la renovación del carnet de conducir no cuadran en ninguna de las partes mencionadas anteriormente, entonces debemos crear un apartado adicional que denominamos gastos de licencias.
  • ¿Qué campos deben aparecer en la sección de combustible?. Tenemos fecha de compra, lectura del contador de kilometraje, precio del combustible, cantidad y forma de pago.
  • ¿Qué campos deben aparecer en la sección de mantenimiento?. Tenemos fecha de revisión, lectura del contador de kilometraje, tipo de revisión, costo de la revisión y fecha de la próxima revisión, en este apartado podemos desglosarlo un poco más e indicar el tipo de revisión que debe hacerse como por ejemplo “cambio de aceite”. Y por cualquier eventualidad podemos agregar un campo de notas.
  • ¿Qué campos deben aparecer en la sección de vacaciones?. Tenemos fecha, lectura del contador de kilometraje, combustible (indicamos todos los campos de la sección de combustible), comida (incluyendo aperitivos y golosinas), hotel, peajes y varios. Debemos especificar la forma de pago.
  • ¿Qué campos deben aparecer en la sección comida?. Fecha, lectura del contador de kilometraje, descripción y la forma de pago.
  • ¿Cómo usaré la información recopilada?. Durante las vacaciones, deseo hacer una lista de los gastos de cada día. Esto nos indica que debemos tener una relación entre la tabla vacaciones y las fechas con las tablas de combustible y comida.

De esta forma vamos contestando preguntas y vamos dando respuestas a lo que realmente necesitamos y es aconsejable luego de hecha las primeras rondas de preguntas, volver a hacer lo mismo, hasta tener lo más claro posible de lo que necesitamos registrar y qué información necesitamos obtener.

Formulario

Un formulario es un instrumento que se diseña (en el caso de las aplicaciones), para obtener de una forma organizada y estructurada datos que nos son relevantes. Se le denomina formulario a la plantilla que contiene los espacios vacíos, a los cuales lo llenaremos con algún dato específico. Y luego estos datos son enviados a sus correspondientes tablas, según como se haya configurado la aplicación.

La función principal del formulario es la de almacenar y guardar los datos para que se puedan registrar fácilmente.

El diseño de formularios no es una tarea fácil, lo recomendable es realizar un bosquejo de lo que se va a solicitar en el formulario y repasar varias veces a fin de ver si lo que estamos solicitando tiene un orden y sentido entendible para quien lo llena y al momento de consultar la información. Y una vez que hemos realizado el bosquejo procedemos a realizarlo en la aplicación.

Tutorial LibreOffice Draw

Reportes o Informes

Un reporte es un informe que pretende transmitir una información, que puede tener diversos objetivos. En el ámbito de la informática, los reportes son informes que organizan y exhiben la información contenida en una base de datos y su función es aplicar el formato determinado a los datos para mostrarlo de una forma coherente y fácil de interpretar por los usuarios. Así como a los formularios, no es fácil diseñar un reporte o informe, se recomienda crear un bosquejo si es posible con datos reales, para así poder determinar qué campos se necesitan, en qué forma debe ser presentado, si está organizado, si es explícito y fácil de entender, si se necesita una gráfica o una tabla insertada, en fin lo importante es que el usuario entienda la información que se le está suministrando y lo más importante aún que sirva esa información para su uso, porque existen sistemas que tienen cientos y miles de reportes, pero no informan nada porque están mal diseñados y en muchos casos no informes innecesarios y los que realmente se necesitan no están.

Como hemos podido ver en esta primera parte, LibreOffice Base es una aplicación potente a pesar de que es para escritorio, pero nos puede aportar mucho, hemos dado a conocer como es LibreOffice Base por lo menos en su estructura y presentación fundamental y hemos dado a conocer algunos conceptos claves para entender de forma adecuada cómo usar esta aplicación. En las próximas entregas, nos adentraremos en la aplicación de una forma más directa y usando ejemplos para ver las funciones y a su vez haciendo un proyecto que al final cuando generemos el Informe podamos ejecutar la aplicación completa y ver como funciona en su totalidad. Hasta la próxima.

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