Para el buen funcionamiento de una organización, por pequeña o enorme que sea, siempre se necesita una comunicación eficaz entre ellas. El aspecto más importante para el éxito de una organización es su capacidad para escuchar y liderar. El equipo directivo constituye una parte esencial de toda organización y depende de él armonizar a toda la organización y ayudarla a trabajar unida. Las responsabilidades se delegan en distintos equipos y la colaboración entre ellos es esencial para el buen funcionamiento de las organizaciones.
Para satisfacer las necesidades de los desarrollos digitales actuales, las herramientas de gestión de proyectos también se han puesto en línea, eliminando todas esas reuniones innecesarias en las salas de juntas y las reuniones internas de los equipos. Las herramientas de gestión de proyectos en línea incluyen ahora todo lo que cualquier empresa nueva o corporativa necesita para establecer un funcionamiento fluido entre sus equipos.
Mejor software de gestión de proyectos (herramientas más utilizadas)
El software de gestión de proyectos incluye básicamente herramientas para la gestión de equipos, la colaboración y las comunicaciones. Aquí tienes 7 de los mejores software de gestión de proyectos que tu startup o empresa también debe aprovechar al máximo.
1. Slack – Mejor programa de gestión de proyectos
Slack es la mejor herramienta de comunicación en equipo para las empresas y startups de hoy en día. Con los correos electrónicos y las reuniones exclusivas convirtiéndose rápidamente en algo del pasado, Slack ha captado la atención de miles de organizaciones de todo el mundo. Básicamente es una herramienta de comunicación y colaboración en equipo que permite a toda una organización comunicarse entre sí sobre proyectos fácilmente. Slack se compone básicamente de tres características clave en torno a las cuales funciona toda la herramienta.
Canales: Los canales se definen con un Hashtag (#) delante del nombre del tema. Estos canales son accesibles a todas las personas implicadas en el equipo y pueden categorizarse según conjuntos individuales de equipos. Los mensajes relacionados con un mismo canal pueden buscarse fácilmente en función de sus etiquetas.
Mensajes directos: Los mensajes directos son como la mensajería instantánea que conoces de Facebook y Twitter. Estos mensajes son completamente privados y seguros, una simple conversación de tú a tú.
Grupos privados: Los grupos privados funcionan de forma más parecida a los Canales, con la diferencia de que los Grupos privados son grupos cerrados cuyos administradores sólo pueden añadir a determinados miembros seleccionados. Estas conversaciones de grupo son completamente privadas y seguras.
Aparte de estos atributos clave, Slack también cuenta con notificaciones de escritorio, que pueden activarse directamente desde tu ventana de preferencias de Slack. Slack también permite arrastrar y soltar archivos y documentos directamente en las conversaciones.
También puedes enlazar archivos desde Google Drive o Dropbox y Slack los sincronizará automáticamente por ti. La herramienta de búsqueda de Slack es una de las mejores que puedes encontrar en una aplicación de gestión de equipos. Puedes buscar utilizando los hashtags del grupo, el periodo de tiempo estimado de su publicación o seleccionando a la persona concreta que hizo la publicación.
Con aplicaciones tanto para Android como para iOS, Slack es una herramienta de gestión imprescindible tanto para startups como para empresas.
Características principales: Grupos privados, Mensajería directa, Grupos abiertos, Compartir archivos, Integración con Google Drive, Dropbox y muchas otras herramientas, Potente motor de búsqueda.
Factor Único de Slack
Lo más singular de Slack, lo que lo diferencia del resto, es básicamente todo sobre él. Fácil de usar, Slack no tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Cualquiera puede empezar a utilizar la herramienta e integrarla en su vida laboral diaria casi al instante.
Las características mencionadas también son testimonio de que Slack es, con diferencia, la aplicación de comunicación y colaboración en equipo más utilizada entre organizaciones de todos los tamaños y estructuras.
Precios: Gratis (10.000 mensajes buscables); 6,67 $/mes por usuario (Búsqueda ilimitada de mensajes, Acceso de invitados y más); 12,5 $/mes por usuario (Soporte 24/7, Informes del historial de mensajes y más).
Trello es, con diferencia, la aplicación de gestión de equipos y proyectos más fácil de usar y sencilla, pero potente, que jamás hayas conocido. La sencillez de uso de Trello hace que la gestión de proyectos vuelva a ser divertida y la saca de la sala de juntas de la oficina. Un proyecto Trello (o tablón, como se le llama), se compone de tres elementos principales:
Tableros: Los tableros son el conjunto de proyectos o tareas que se van a gestionar. Los tableros pueden ser cualquier cosa, desde un plan de acción para rediseñar un sitio web hasta la planificación de una boda. Se pueden crear nuevos tableros bajo diferentes organizaciones en Trello para mantener tu tablero de Trabajo separado de los personales.
Listas: Las listas constituyen el siguiente elemento después del Tablón. Una colección de tareas similares en Trello se denominan Listas. Los conjuntos de tareas similares se agrupan para formar una Lista.
Tarjetas: Las tarjetas son el componente esencial de un proyecto Trello. Estas tarjetas no son más que una tarea a realizar, como el título de un artículo en la lista de ideas de un tablón del equipo editorial.
Estas Tarjetas pueden ser votadas, comentadas o incluso se pueden compartir archivos a través de ellas. Trello también admite el enlace a archivos desde Google Drive o Dropbox. Las etiquetas facilitan la organización de las tareas en función del tipo de trabajo.
También hemos cubierto esta aplicación como una Guía detallada que puedes encontrar aquí.
Características principales: Tarjetas, Listas, Pizarras, Fechas de vencimiento, Etiquetas, Adjuntar archivos, Suscripción a tarjetas, Pegatinas, Modificaciones de la pizarra y mucho más.
Factor Único de Trello
La sencillez de la gestión de proyectos y la flexibilidad para utilizarlo tanto para tu trabajo como para uso personal hacen de Trello una gran elección para muchas startups y organizaciones.
Precios: Gratuito (tableros ilimitados); Trello Gold (5 $/mes), clase Business (3,75 $/mes por usuario) y Enterprise (de pago).
Asana lleva las comunicaciones de tu equipo al siguiente nivel a través de su herramienta. Expulsa el correo electrónico y lo improductivo asociado a él. Asana se basa en cuatro grandes componentes clave:
Tareas: Las tareas constituyen el componente básico de un proyecto en Asana. Las tareas son conjuntos individuales de acciones que deben realizarse en el marco de un proyecto. Estas tareas pueden establecerse con una fecha de vencimiento, comentarse, añadir archivos adjuntos (También desde Google Drive y Dropbox), marcarse como favoritas, eliminarse o marcarse como completadas.
Proyectos: Los proyectos se encuentran en el nivel superior de la jerarquía en comparación con las tareas. Los nuevos proyectos implican un conjunto de tareas, igual que las Listas en Trello.
Comentarios: Estos comentarios son una forma de permitir que el equipo participe en conversaciones sobre la actividad específica de la tarea.
Bandeja de entrada: La bandeja de entrada es una potente aplicación de correo electrónico en sí misma en Asana. La bandeja de entrada te permite comunicarte con cualquier persona del equipo y también proporciona notificaciones y actualizaciones sobre las tareas en las que participas.
Puedes despedirte fácilmente de depender del Email para las comunicaciones de tu equipo con Asana. Con las aplicaciones para Android e iOS, se puede estar al día de los proyectos y tareas sobre la marcha.
Características principales: Tareas, Proyectos, Comentarios, Bandeja de entrada, Archivos adjuntos, Fechas de vencimiento y mucho más.
Factor Único de Asana
En general, Asana es una potente herramienta para la gestión de equipos y la colaboración. Aunque la curva de aprendizaje es un poco complicada en comparación con Trello o Slack, eso no impide que Asana sea un gran sustituto del correo electrónico para las comunicaciones en equipo. Su bandeja de entrada y sus tareas son las funciones más potentes que encontrarás en una aplicación de gestión de equipos.
Precio: Gratuito; planes Premium (desde 21 $/Mes para 5 miembros hasta 750 $/Mes para 100 miembros).
Basecamp es un software premium para la gestión y colaboración de tu equipo. El software ofrece todas las funciones que necesitas para llevar a cabo un proyecto desde la fase de ideación hasta su finalización. Estos son los elementos clave que componen un proyecto Basecamp:
Proyectos: Los Proyectos son el elemento principal de Basecamp. Se pueden crear nuevos Proyectos directamente desde tu página de perfil e invitar a los miembros del equipo a participar en ellos.
Debates: Las discusiones funcionan más como un foro en línea, con cada discusión específica perfectamente categorizada en sus respectivas partes de interés.
Listas de tareas pendientes: Las listas de tareas permiten a los miembros crear tareas y marcarlas a medida que se realizan.
Progreso: El progreso es una de las mejores funciones de Basecamp que ofrece a los usuarios una vista cronológica del trabajo que se ha realizado a partir de un momento determinado.
Otras funciones son Calendario, Archivos adjuntos, Notas de texto y mucho más. Basecamp también ofrece aplicaciones para Android, iOS y correo electrónico que facilitan la gestión de proyectos en equipo.
Características principales: Proyectos, Debates, Listas de tareas, Ventana de progreso, Calendario, Fechas de vencimiento, Archivos adjuntos, Notas de texto y mucho más.
Factor Único de Basecamp
El mayor argumento de venta de Basecamp, aparte de su aplicación de gestión de equipos totalmente bien documentada, es su ventana de progreso. El seguimiento del trabajo ya realizado sienta unas bases sólidas para las próximas tareas, y Basecamp gana en este aspecto con su ventana de progreso perfectamente diseñada.
Precios: Gratuito (sólo 60 días de prueba); Precios desde 20 $/mes para 10 usuarios activos hasta 150 $/mes para usuarios ilimitados y 100 GB de espacio.
Zoho Projects ofrece un conjunto completo de funciones necesarias para gestionar eficazmente los proyectos y planes de tu equipo. Zoho Projects ofrece a los usuarios un mecanismo eficaz no sólo para realizar el trabajo a tiempo, sino también para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a tareas individuales para analizar mejor las situaciones. Los elementos clave que componen la gestión de Zoho Project son:
Tareas: Las tareas son el elemento básico de la gestión de proyectos en Zoho Projects. Las tareas en Zoho Projects se pueden crear desde el Panel principal. Una tarea también se puede establecer como una lista de tareas pendientes justo debajo de ella. Fechas de vencimiento, Añadir Miembros a la misma, Prioridad de la Tarea, Archivos adjuntos son las características adicionales de las Tareas en Zoho Projects.
Hitos: Es importante establecer hitos para completar una tarea, lo que facilita el seguimiento del estado y las actualizaciones sobre ella. La adición de Hitos permite a los usuarios añadirle miembros, su fecha prevista de vencimiento y una bandera de Hito.
Progreso del Proyecto: El progreso de un determinado proyecto o tarea en Zoho project puede seguirse desde el panel derecho de tu panel de control. Este Progreso del Proyecto proporciona una visión detallada de la tarea en cuestión y también de sus fechas de vencimiento e hitos.
Aparte de su función clave, Zoho Projects también actúa como una red social interna, permitiendo a los usuarios publicar estados que son accesibles en los feeds de los demás. Esta herramienta permite adjuntar archivos (tanto locales como de Google Drive/Dropbox). Todas las tareas, fechas de vencimiento e hitos se incluyen automáticamente en la sección “Calendario” de tu cuenta.
Zoho también ofrece aplicaciones móviles para Android e iOS, lo que facilita a los equipos mantenerse al día de las tareas sobre la marcha.
Características principales: Tareas, hitos, progreso del proyecto, archivos adjuntos, estados, noticias, calendario y mucho más.
Factor Único de Zoho Projects
El factor clave que impulsa a los usuarios a elegir Zoho es su capacidad para dar plazo y seguimiento a proyectos basados en hitos. Esta herramienta también permite hacer un seguimiento del número de horas o días que se emplean en completar una tarea o hito.
La flexibilidad de Tareas y su capacidad para actuar como red social interna hacen que merezca la pena considerar Zoho Projects para la planificación de tareas y colaboraciones internas de tu equipo.
Precios: Gratis (1 proyecto, 10 MB de almacenamiento); 20 $/mes (20 proyectos, 5 GB de almacenamiento); 40 $/mes (50 proyectos, 15 GB de almacenamiento); 80 $/mes (Proyectos ilimitados, 30 GB de almacenamiento).
Aunque Evernote se percibe a menudo como una aplicación de gestión de tareas a nivel personal, es igual de flexible incluso para conseguir con ella una gestión eficaz de proyectos en equipo. A continuación se enumeran las principales características clave que hacen que Evernote sea excelente para la gestión de equipos:
Libretas: Los blocs de notas podrían tratarse más o menos como los Proyectos que conoces de las herramientas anteriores. Las Libretas son una colección de Notas y en ellas se pueden compartir tareas similares. Estas Libretas también podrían compartirse con otros miembros del equipo.
Notas: Las Notas podrían considerarse igual que una tarea en un proyecto. Puedes crear nuevas tareas, listas de tareas pendientes, añadir garabatos, adjuntar archivos o cualquier cosa que se te ocurra a una Nota en Evernote.
Aunque todas estas funciones definitivamente hacen de Evernote una gran aplicación para la gestión de tareas personales, muchos se oponen a que pueda sustituir a la gestión de equipos. Ahí es donde entran en juego las integraciones de Evernote con terceros. LiveMinutes es una integración de terceros para Evernote que permite a los miembros de un equipo trabajar simultáneamente en una Nota o Proyecto colaborando sin problemas.
Características principales: Notas, Cuadernos, Integraciones de terceros, Archivos adjuntos, Garabatos, Listas de tareas pendientes y mucho más.
El factor único de Evernote
Toda la herramienta de Evernote en sí misma es la razón que la convierte en una de las 10 mejores aplicaciones para Android e iOS. Con Notas y Libretas ilimitadas, y aprovechando la potencia de la aplicación Evernote y sus integraciones con terceros, Evernote es una gran herramienta de colaboración en equipo.
Además, dado el gran número de usuarios que ya están familiarizados con la aplicación Evernote, ampliar sus horizontes aún más para la gestión de equipos no incluiría una curva de aprendizaje en absoluto.
Precio: Gratis (60 MB de cargas al mes); 2,99 $/mes (1 GB de cargas al mes); 5,99 $/mes (cargas ilimitadas y muchas más funciones)
Otros programas de gestión de proyectos más utilizados
7. Invisionapp (Para equipos de diseño)
Hasta ahora hemos hablado de herramientas generalizadas para la gestión de proyectos y colaboraciones en equipo. Pero para los equipos de diseño, las herramientas mencionadas pueden no satisfacer su hambre de construir mejor las cosas. La aplicación Invision es una herramienta de prototipado y colaboración para diseñadores. Aquí se enumeran algunas de sus características clave tras iniciar un nuevo proyecto de diseño:
Modo Vista Previa: El modo de vista previa permite a los usuarios navegar por una iteración del diseño y experimentarlo tal y como se creó originalmente. El modo de vista previa también permite ver todas las zonas activas creadas, lo que facilita la edición posterior.
Activos: Los activos son los elementos que componen un diseño y pueden añadirse a tus diseños desde tu disco duro local o a través de plataformas en la nube.
Hotspots: Las zonas activas son las áreas principales en las que se puede realizar una acción en una iteración de diseño. Accediendo a Construir más, las Zonas activas podrían modificarse o crearse en consecuencia.
Comentarios: Los comentarios constituyen una importante herramienta de colaboración para Invision. Estos comentarios podrían colocarse como pequeños círculos en toda la cara del diseño, allí donde necesites señalarlo especialmente. Desde la página de resumen del proyecto se podría hacer un seguimiento de todos los comentarios.
Historial de revisiones: El historial de revisiones son los componentes básicos de cualquier iteración de Diseño y se puede acceder a él desde la página de tu proyecto en Invision.
Además de ayudarte a diseñar páginas web y aplicaciones móviles, ofrece funciones clave para la colaboración en equipo mediante comentarios y actividad de los usuarios. El diseño terminado también puede exportarse fácilmente como PDF utilizando esta herramienta.
Características principales: Modo de previsualización, Modo de construcción, Comentarios, Historial de revisiones, Subir nuevos Activos, Gestionar personas, Transferir la propiedad de los diseños, Exportar como PDF y mucho más.
Factor Único de Invisionapp
Con la reciente integración con Dribble y Adobe, Invisionapp es una herramienta de gestión de equipos de diseño que crece rápidamente. Además, dado que no es fácil colaborar en diseños ni por correo electrónico ni con ninguna de las herramientas mencionadas anteriormente, la aplicación Invision se ha hecho un hueco por sí misma.
Su exclusiva función de comentarios la convierte fácilmente en una de las mejores herramientas para colaborar en iteraciones de diseños.
Precios: Gratis (1 proyecto); 15 $/mes (3 proyectos); 25 $/mes (proyectos ilimitados); 100 $/mes (proyectos ilimitados, 5 miembros del equipo).
¿Qué te parecen estos programas de colaboración en equipo y gestión de proyectos? Comparte tus opiniones y experiencias con estas herramientas a continuación.
Araceli Molina
Editora jefe 6mejores.com. Mi misión es ayudarte a descubrir los mejores productos y servicios para una vida más fácil y productiva. Más de 15 años de experiencia en marketing digital y publicaciones online. Me apasiona el fitness, la tecnología, la naturaleza y los animales.
