Mejores programas y apps para gestionar empresas y pequeños negocios

Descubre los mejores programas para gestionar tu empresa, llevar la contabilidad, realizar proyectos en equipo, organizar tus viajes de negocios y guardar y compartir toda tu información con tus empleados desde el móvil.

Comparativas recomendadas:

• Programas de contabilidad para empresas
• Programas contabilidad doméstica
• Apps de contabilidad doméstica
• Calculadoras con impresoras
• Alternativas a Paypal 

Los mejores programas  de gestión de proyectos para negocios

Seamos realistas: Gestionar tus proyectos en hojas de cálculo no suele funcionar

Si quieres una mejor gestión de tu negocio, es hora de invertir en una herramienta de software de gestión de proyectos adecuada para una colaboración eficaz en equipo. ¿De qué otra forma conseguirás que todos estén de acuerdo y evitarás esos molestos correos electrónicos?

1. Upbase – Mejor programa para pequeños negocios

Úsalo para: Gestionar tu negocio de autónomo o proyecto paralelo.

Precios: Upbeat ofrece una versión gratuita y otra premium de su producto. La premium cuesta 6 $/mes, de pago anual. También puedes comprar Upbeat como oferta de por vida en AppSumo por 49 $.

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos están pensadas para ayudar a los equipos a ser más productivos juntos. ¿Pero qué pasa con los solopreneurs, autónomos y autogestores? Si quieres una herramienta de productividad potente y personal, quizá quieras considerar Upbase.

Upbase está diseñada para solitarios y equipos pequeños. Ofrece todas las funciones que la mayoría de nosotros buscamos en un software de gestión de proyectos, como tableros kanban, vista de calendario, listas de tareas y documentos. Además, aunque está diseñado para operaciones pequeñas y unipersonales, Upbeat facilita la incorporación de clientes u otros miembros del equipo para colaboraciones ocasionales.

Upbase cuenta con una sencilla interfaz de usuario para agilizar tu flujo de trabajo. Como dijo un cliente de AppSumo

“Utilizo Upbase para hacer un seguimiento de mis proyectos paralelos, y me encanta poder tener todo el material en un solo lugar. Planifico mis tareas y las programo en Upbase, y también guardo mi documentación/pensamientos en los documentos de Upbase. Upbase ha tenido un gran comienzo y estoy impaciente por ver hasta dónde llega”. – Reseñador de AppSumo

2. Asana

Fuente: Asana

Úsala para: Agilizar múltiples proyectos complejos en los que participan distintos miembros del equipo.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes de pago empiezan en 10,99 $ al mes por usuario, facturados anualmente.

Si quieres gestionar tareas de diferentes proyectos sin soltar un mensaje de Slack aquí y allá, no busques más: Asana.

Esta herramienta de gestión de proyectos te permite comunicarte con colaboradores, establecer tareas y plazos para miembros individuales, y compartir archivos y actualizaciones, todo en un mismo lugar. También cuenta con una impresionante biblioteca de plantillas.

Con Asana, puedes crear hilos separados para proyectos específicos. Esto significa que los miembros ajenos a estos proyectos no recibirán nunca notificaciones irrelevantes en su tablero.

¿Otra característica interesante de Asana? Puedes ver el estado del proyecto de varias formas: Listas, tableros, diagramas de Gantt, tú eliges.

Chris Post, Presidente de 2M Locating, es un fan de esta función y la atribuye como una de las razones de su fluida colaboración con los compañeros de trabajo:

“Soy una ‘persona de listas’. Mi jefe de operaciones es una ‘persona de pizarra’. No tenemos que forzar a nadie a seguir un camino, ya que Asana permite a nuestro equipo ver la misma información de la forma visual que mejor les convenga.” – Chris Post, Presidente de 2M Locating

En pocas palabras, Asana es la mejor gestión colaborativa de tareas.

3. Trello

Fuente: Trello

Úsalo para: Gestionar proyectos sencillos con equipos pequeños.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes de pago empiezan en 9,99 $ por usuario y mes, facturados anualmente.

Trello funciona de forma similar a Asana, es decir, en términos de programación y organización de tareas, seguimiento del progreso y asignación de las mismas a los miembros pertinentes del equipo.

¿Una de las diferencias significativas entre estos dos rivales de gestión de proyectos? Asana es más adecuado para gestionar múltiples proyectos complejos. Trello, en cambio, funciona mejor para proyectos puntuales más sencillos.

Con su UX accesible y sus plantillas personalizables, es fácil empezar a utilizar Trello de inmediato.

Hazle caso a Trond Nyland. Inmediatamente después de utilizar la herramienta de gestión del flujo de trabajo, el fundador y director general de Mattress Review notó una gran mejora en su productividad.

Antes, tardaba cinco días laborables en crear contenido de formato largo. Con Trello, sólo tarda de dos a tres días.

“Nos dimos cuenta de que se nos escapaban menos tareas después de usar Trello. Antes, el 10-15% del trabajo se perdía inevitablemente en algún punto del camino. Esto ya no ocurre”. – Trond Nyland, fundador y director general de Mattress Review

Escribimos una guía comparativa detallada sobre Asana y Trello. Si quieres saber más sobre sus características específicas, échale un vistazo.

4. Proofhub

Fuente: YouTube

Úsalo para: Gestionar flujos de trabajo y acelerar el proceso de aprobación de proyectos para grandes equipos.

Precios: 14 días de prueba gratuita. Los planes de pago empiezan en 45 $ al mes para usuarios ilimitados, facturados anualmente.

Puede que Proofhub no sea un nombre tan conocido como Asana y Trello, pero merece la pena echar un vistazo a esta desconocida, ya que hace el trabajo de forma eficiente.

Una de las mejores características de Proofhub es su sencilla herramienta de revisión online. Anotar archivos es cuestión de unos pocos clics. Nunca tendrás que pasar por interminables rondas de revisión, ya que las herramientas de marcado y versionado de archivos de Proofhub simplifican el proceso de revisión del proyecto.

Nota: Asana también ofrece revisión online, pero sólo está disponible para los planes Business y Enterprise (cobran por usuario). Proofhub te permite añadir tantos usuarios como quieras sin pagar más.

Otras características destacadas de Proofhub son el seguimiento del tiempo integrado, los diagramas de Gantt y las plantillas de proyecto personalizables.

5. Airtable

Fuente: YouTube

Úsalo para: Almacenar, organizar y modificar información en formato de hoja de cálculo.

Precios: Plan gratuito disponible. Los planes de pago empiezan en 10 $ por usuario al mes, de pago anual.

Si eres una “persona de hojas de cálculo” y se te ha quedado pequeño Excel o Google Sheets, echa un vistazo a Airtable.

Esta herramienta, en parte hoja de cálculo y en parte base de datos, te permite almacenar distintos tipos de datos en una celda. ¿Quieres adjuntar un documento o una imagen? Sólo tardarás unos clics.

Puedes utilizar Airtable de muchas maneras.

Planifica tu calendario editorial, registra interacciones con clientes, haz un seguimiento de tus activos físicos, ya te haces una idea. Ni siquiera necesitas crear estas hojas de cálculo desde cero, ya que Airtable las proporciona en su biblioteca de plantillas.

Deya Aliaga, Directora de Negocios Digitales y Fundadora de DBM Bootcamp, utiliza Airtable para controlar todo su negocio:

“Mi equipo ya no acude a mí para preguntarme sobre cómo encontrar X o Y. Saben que todo vive en Airtable. Como propietaria de un negocio, eso me ha ahorrado TANTO tiempo y energía mental”. – Deya Aliaga, Directora de Negocios Digitales y Fundadora de DBM Bootcamp

Las mejores herramientas de gestión de pequeñas empresas para facturación y contabilidad

Tirarse del pelo. Morderse las uñas. Estos son los efectos secundarios de llevar las cuentas cuando tienes poca paciencia para la contabilidad. Afortunadamente, estas populares herramientas de software de contabilidad están aquí para salvarte el día.

6. Quickbooks

Fuente: YouTube

Úsalo para: Mantener tus registros contables con tu contable interno o autónomo.

Precios: 30 días de prueba gratuita. Los planes de pago empiezan en 25 $ al mes (50% de descuento durante tres meses).

Quickbooks te permite hacer de todo, desde enviar facturas hasta gestionar el flujo de caja y analizar tus estados financieros.

Julia Spahiu, fundadora y directora financiera de Edi and Sienna Group, elige Quickbooks como su solución contable favorita, ya que incluye numerosas funciones.

“Quickbooks tiene un paquete más completo. También puedes gestionar las nóminas y el seguro de accidentes laborales, lo que facilita la conciliación de cuentas a final de mes”. Julia Spahiu, fundadora y directora financiera de Edi and Sienna Group

Una advertencia: Quickbooks conlleva una pronunciada curva de aprendizaje. A menos que trabajes con un contable o contable profesional, es mejor que te lo saltes y optes por una opción más sencilla (hablaré de esto en un minuto).

Fuente: Reddit

Joel Miller, fundador de The Sky Floor, da el visto bueno a Quickbooks, porque le ayuda a liberar más tiempo para las ventas:

“No puedo vivir sin Quickbooks. De verdad. Sin él, no podríamos haber hecho crecer nuestro negocio una media del 30% interanual durante los últimos cinco años.” – Joel Miller, fundador de The Sky Floor

Complicado o no, no podemos negar que Quickbooks es una poderosa herramienta de contabilidad.

7. Freshbooks

Fuente: YouTube

Úsala para: Enviar facturas y llevar tu propia contabilidad.

Precios: 30 días de prueba gratuita. Los planes de pago empiezan en 6 $ al mes, facturados anualmente. Actualmente ofrece una oferta limitada del 50% durante tres meses.

Freshbooks hace que la gestión financiera sea facilísima.

Como todas las herramientas de contabilidad, Freshbooks te ayuda a asegurarte de que llevas las finanzas al día.

Esta herramienta fácil de usar para principiantes te permite enviar facturas en segundos y ofrece varias funciones esenciales, como seguimiento de gastos, seguimiento del tiempo e informes.

Es extremadamente fácil entender el panel de rentabilidad de Freshbooks. Enseguida puedes saber si tu negocio está progresando.

Steve Toth, fundador de SEO Notebook, prefiere Freshbooks a otras herramientas de contabilidad, ya que se ha creado pensando en los empresarios, y no en los contables:

“Facturar es muy fácil, simplemente funciona”. – Steve Toth, Fundador de SEO Notebook

Dicho esto, dale una oportunidad a Freshbooks si eres nuevo en la contabilidad.

Las mejores herramientas de gestión de pequeñas empresas para suites todo en uno

Para los empresarios preocupados por el tiempo, gestionarlo todo en una única plataforma tiene un enorme impacto en la productividad. Aquí tienes dos herramientas todo en uno que mejorarán tus procesos empresariales para siempre.

8. Zoho One

Fuente: Zoho

Úsalo para: Racionalizar diferentes departamentos (por ejemplo, ventas, marketing, soporte, recursos humanos, etc.) en una sola plataforma.

Precios: 30 días de prueba gratuita. Los planes de pago empiezan en 30 $ por empleado al mes, facturados anualmente.

Zoho One es un sistema de gestión todo en uno que te permite controlar todos los aspectos de tu negocio.

Con más de 40 aplicaciones integradas, puedes gestionar y automatizar fácilmente múltiples procesos en toda tu organización.

SalesIQ te permite ver cómo se comportan los clientes en tu sitio web. Books te permite seguir y preparar tus finanzas. Y Social te ayuda a aumentar tu presencia en las redes sociales. Y éstas son sólo algunas de sus funciones más destacadas.

Shane Dutka, empresario digital, recomienda Zoho One a los propietarios de pequeñas empresas, especialmente a los que buscan agilizar sus tiendas de comercio electrónico:

“El mejor aspecto de Zoho One es su función de operaciones. Nos permite seleccionar el almacén que está físicamente más cerca del cliente cuando compra un artículo. Esto nos ha ahorrado decenas de miles de dólares en gastos de envío y nos ha permitido hacer llegar nuestros productos a los clientes más rápidamente. Antes de usar Zoho One, no teníamos forma de automatizar este proceso”. – Shane Dutka, Empresario Digital

¿Abrumado por tus desordenados flujos de trabajo empresariales? Zoho One podría ser la solución de gestión integral que necesitas.

9. G Suite

Fuente: G Suite

Úsalo para: Supervisar las tareas esenciales, desde el correo electrónico hasta la organización de reuniones y la creación de documentos y hojas de cálculo, en una solución completa de gestión empresarial.

Precios: 14 días de prueba gratuita. Los planes de pago empiezan en 6 $ al mes por usuario.

G Suite proporciona lo esencial para poner en marcha tu empresa, y además a un precio asequible.

Obtienes tu dirección de correo electrónico profesional, organizas reuniones con tus equipos y clientes, y colaboras en archivos en tiempo real.

Michael Dean, cofundador de Pool Research, lo destaca mejor:

“Lo que me encanta de G Suite es que todas las herramientas están empaquetadas en una sola. No me gusta tener que utilizar distintas herramientas y plataformas para distintos fines, porque para cada nueva herramienta tienes que aprender los entresijos, las funciones y cómo utilizarla eficazmente. Con G Suite, todo lo que necesitamos está ahí, y es fácil de entender para mi equipo y para mí”. – Michael Dean, cofundador de Pool Research

10. Deskera

Úsala para: Consolidar tu contabilidad, facturación, nóminas, CRM y mucho más en un solo lugar.

Precios: Los planes de inicio empiezan en 29 $ al mes por usuario avanzado.

Dirigir una empresa es complejo. Tienes que:

Conseguir nuevos clientes potenciales y convertirlos en clientes de pago
Procesar y cumplir los pedidos a tiempo
Enviar facturas y cobrarlas a tiempo
Controlar las facturas y los gastos
Garantizar una dotación de personal adecuada
Paga a tiempo a tus empleados y contratistas
Cumple las leyes locales, federales y fiscales
Seguir y anticipar las interacciones con los clientes

¿Cuántas aplicaciones necesitas para todo lo anterior? ¡Sólo una!

Deskera simplifica y automatiza el día a día de tu negocio. Desde tu portátil, tableta o teléfono. Y viene con múltiples funciones, como campos personalizados, canalizaciones personalizadas y diseñador de plantillas, por si quieres retocar el sistema y hacerlo tuyo.

“Ahorra enormes esfuerzos humanos y la contabilidad también es fácil. Me ha permitido llevar la contabilidad, ocuparme del equipo, gestionar las bajas de los empleados, hacer un seguimiento de los tratos, la gestión de recursos y todo eso de forma muy eficiente. Además, el panel de control también me permite cambiar entre pestañas y trabajar en distintas cosas a la vez, lo que me ahorra mucho tiempo.” – Sharon Pinto, Trust Pilot

Las mejores herramientas de gestión de pequeñas empresas para marketing y ventas

Lleva mucho trabajo captar la atención de los clientes potenciales con un gran contenido y hacer un seguimiento de los clientes potenciales que nos dan largas. Por suerte para ti, estas dos herramientas de software te cubren las espaldas.

11. Ahrefs

Fuente: Ahrefs

Úsala para: Crear contenido orientado a SEO y analizar y construir backlinks, especialmente si el marketing de contenidos forma parte de tu estrategia inbound.

Precios: La prueba de 7 días cuesta 7 $. Los planes de pago empiezan en 82 $ al mes + dos meses gratis, facturados anualmente.

Ahrefs es una herramienta imprescindible si quieres hacer crecer tu pequeña empresa de forma orgánica.

Esta potente solución de software SEO te permite monitorizar a tus competidores e identificar el tipo de contenido que necesitas crear para hacerles volar por los aires.

James Canzanella, propietario de Isolated Marketing Nights, lo hace encontrando palabras clave de baja competencia en Site Explorer y Keyword Explorer de Ahrefs.

“Ahrefs muestra los cambios que necesito hacer en mi sitio web. Se asegura de que mi sitio funcione lo mejor posible desde el punto de vista técnico. Me sorprende haber estado tanto tiempo sin el software porque te da una ventaja injusta.” – James Canzanella, Propietario de Noches de Marketing Aisladas

Aquí tienes una entrada de blog que escribió y que aterrizó en la primera página de Google:

12. Hubspot CRM

Fuente: Hubspot

Úsalo para: Gestionar el proceso de ventas, responder a los problemas de atención al cliente y hacer un seguimiento de los correos electrónicos de los clientes utilizando la bandeja de entrada compartida.

Precio: Empieza gratis. Los planes de pago empiezan en 40 $ por dos usuarios al mes, facturados anualmente.

Hubspot es un gigante en el mundo del marketing y las ventas B2B, y la gestión de clientes es donde brilla.

Con el software CRM de Hubspot, puedes hacer todo lo relacionado con el marketing y las ventas, como programar correos electrónicos de ventas y controlar cómo se comportan los contactos en tu sitio web.

Hubspot puede ser excesivo para autónomos, pero ¿para pequeñas empresas que quieren crear una experiencia VIP para cada cliente? No debería pasarse por alto.

El plan gratuito de Hubspot CRM incluye una variedad de atractivas funciones: Gestión de contactos, seguimiento de clientes potenciales, gestión de proyectos y marketing por correo electrónico. Si te pasas a su plan Premium, desbloquearás funciones adicionales como el chat en directo y los bots de IA.

Cuando Autobead lanzó sus ofertas comerciales B2B, el cofundador James Ford y su equipo enviaron un montón de correos electrónicos en frío a profesionales del detallado de coches. Citando HubSpot CRM como el “componente central” de su campaña de ventas, las ventas de la empresa se dispararon:

“Utilizamos Hubspot CRM e integramos Zapier.  La integración de Zapier nos permite nutrir la lista de interesados conduciéndolos a un formulario de inscripción de Eventbrite. Hubspot registra entonces su perfil, que utilizamos para activar correos electrónicos de seguimiento y ofertas. Hemos obtenido un ROI 10 veces superior a nuestra inversión cada mes”. – James Ford, cofundador de Autobead

Mantente en lo más alto de tu juego empresarial

Otros programas y apps para gestionar empresas y pequeños negocios recomendados

 

6. Basecamp

Basecamp, o una de las muchas aplicaciones compatibles como Encamp, permite mantener a todos los empleados sincronizados. Puedes publicar nuevas tareas y revisar los trabajos pendientes fácilmente desde el móvil. Gracias a su concisa e intuitiva interfaz podrás gestionar tus proyectos fácilmente con los compañeros de equipo.El único inconveniente es que se requiere una conexión a Internet para utilizar esta aplicación.

5. Evernote

Evernote se asegurará de que lo recuerdes todo. Ya sea escribiendo, usando la cámara del móvil, apuntado una nota de una página web o un dictado, Evernote es capaz de capturar el pensamiento y organizar todas tus ideas brillantes. Como todo se almacena en la nube, puedes acceder a tus notas y reflexiones con la versión de escritorio desde el ordenador cuando estés en casa o en la oficina, ya que sincroniza todos tus dispositivos móviles con el PC.

4. TripIt

Tripit te ayuda a organizar tus viajes, esta app ganadora del premio Webby permite cargar y almacenar toda la información de vuelos, hoteles y coches de alquiler.  Tripit gestionará toda la información sobre la llegada/salida, instrucciones y el kilometraje entre el aeropuerto y cada reunión. En la mayoría de los casos todo lo que necesitás  desviar tus mensajes de correo electrónico de confirmación a [email protected] y la aplicación automáticamente se actualiza con los datos a los pocos minutos. Tiene un precio de $ 1.99 y funciona sin conexión a Internet.

3. Box

Box.net es una aplicación que será de gran ayuda en la gestión de tu negocio. No sólo puedes guardar y archivar documentos y archivos PDF,  Box.net permite compartirlos desde tu móvil y trabajar en equipo. Puedes asignar ediciones, monitorear los cambios y ver los propietarios de documentos mientras estás trabajando.

Box.net ha sido recomendado por: Documents To Go, GoodReader, Dropbox, Quickoffice, iWork, Roambi.

2. Expensify

Esta aplicación gratuita sincronizará tus transacciones con tarjeta de crédito con los recibos escaneados por la cámara del teléfono. Si estás conduciendo, hará un seguimiento de los kilómetros recorridos para generar un informe exportable que se sincroniza con QuickBooks, Google Docs u otros usuarios Expensify. El uso individual es gratis; sincronizar con otros empleados tiene un precio de $ 5 al mes.

1. MGest ERP

El mejor programa para gestionar empresas y pequeños negocios de nuestra comprativa es MGest ERP. Es un programa de facturación muy completo y fácil de usar. Es multiplataforma, totalmente personalizable que se adapta a las necesidades de cada empresa. Permite llevar un control del stock, gestionar la contabilidad y realizar todo tipo de tareas administrativas.

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